Например, в компании внутренним распорядком установлено, что трудовой договор должен подписать сотрудник, потом начальник отдела кадров, потом HR-директор, и в конце топ-менеджер. Бумага передавалась из кабинета в кабинет, а процесс трудоустройства мог занимать несколько дней. Сегодня это бесполезный с правовой точки зрения и устаревший процесс. В стандартной системе КЭДО такого не предусмотрено — придется кастомизировать решение, что займет время и приведет к росту бюджета проекта. Проще пересмотреть бизнес-процессы, но не все компании готовы на это пойти.

Или другая история — в компании привыкли подписывать заявление на отпуск задним числом: сотрудник мог решить отдохнуть с завтрашнего дня и ему шли навстречу, оформляя бумаги нужной датой (по закону — за две недели). Однако в КЭДО так сделать невозможно — все процессы прозрачны и привязаны к требованиям законодательства.

• Несоответствие ожидания и реальности.

Не все компании, которые начинают проект по внедрению кадрового электронного документооборота, до конца понимают, что они получат на выходе. Например, могут ожидать от системы КЭДО функционала корпоративного портала: чатов, возможности просматривать документы и заказывать справки, видеть дни отпуска, проходить обучение. Однако электронный документооборот предполагает только подписание документов — удобное, с любого устройства. Но не более того. Платформа КЭДО может стать частью корпоративного портала, но не сможет заменить его.

• Избыточный функционал и сложный интерфейс.

Для того, чтобы вовлечь сотрудников в безбумажный HR, важно выбрать систему, которая проста в использовании. Если в системе слишком много функций, большинство из которых не нужны, запутанный процесс подписания документа, не понятный интерфейс — люди просто не будут ею пользоваться. Спасти ситуацию может круглосуточная служба поддержки, но тогда теряется сам смысл автоматизации: процессы должны становится проще и удобнее, а не приводить к раздражению и потере времени.

• Растянутый процесс внедрения.

Единовременно перевести на КЭДО 10 тыс. сотрудников невозможно — это понимают все заказчики. Но возникает обратная проблема — крупные компании могут слишком затягивать процесс внедрения системы. Например, организовать электронный документооборот для 10 сотрудников и обкатывать на них процессы в течение года. И тогда проект затухает.