Многие компании в 2020 году попробовали удаленку впервые, и некоторые нашли для себя в этом формате столько плюсов, что не планируют возвращаться в офис. Однако, чтобы удаленка стала точкой роста для компании, она должна быть правильно организована. Как построить бизнес-процессы и поддерживать мотивацию сотрудников в дистанционном режиме, рассказывает Елизавета Семенова, HR-партнер ИТ-компании «ТехЛАБ».

Сейчас в «ТехЛАБ» работать в удаленном режиме продолжают до 80% сотрудников. Офис мы используем для решения задач, связанных с документами, получением корреспонденции, и других неотложных дел. В среднем сотрудники бывают в офисе не более двух раз в неделю. Для нас такая схема оказалась наиболее эффективной, и мы не планируем ее менять. Почему она работает?

Эта колонка основана, прежде всего, на нашем опыте, но есть универсальные рекомендации и подходы, которые помогут многим другим компаниям в организации удаленной работы. Назову пять главных принципов для успеха и мотивации распределенных команд.

Дозируйте микроменеджмент

Прежде чем перейти к рекомендациям, сразу хочу заострить внимание на том, как не нужно делать. Самая распространенная ошибка компаний, которые перешли в дистанционный формат — передозировка микроменеджмента.

Под этим я подразумеваю постоянный контроль руководителей проектов и управленцев, их вмешательство в ежедневные дела сотрудников. У этого явления есть много негативных последствий, ведь человеческие ресурсы расходуются неэффективно.Менеджмент бросает все силы на контроль вместо принятия решений. Сотрудники повышенное внимание к себе трактуют как недоверие к профессионализму, в результате их мотивация начинает снижаться.

Признаюсь, нашим руководителям сначала тоже было сложно перестроиться. Как понять, что сотрудник работает, когда мы его не видим? Мы часто слышали такой вопрос. Решением стало создание общего пространства для обмена данными: канбан-доски в онлайне, сервисы наподобие Jira, трекеры задач с инструментами аналитики, которые показывают эффективность рабочего времени сотрудников. Все эти инструменты у нас уже были как у IT-компании, так как и до пандемии наши сотрудники работали из дома несколько раз в месяц по согласованию с руководителем. Теперь мы эти инструменты масштабировали и сделали частью удаленных процессов.

Благодаря такой среде всегда и всем, включая самих сотрудников, видно, каков прогресс по проекту и закрыты ли задачи. Это увеличивает внутреннюю мотивацию сотрудников и убирает необходимость постоянных внешних опор. Только если сроки критически затягиваются или задача не выполнена, менеджмент может вмешаться и разобраться, что случилось и как можно исправить ситуацию.

Keepintouch

Как показал наш опыт, самое главное для мотивации сотрудников – это создание такой среды общения, в которой каждый будет чувствовать себя полноценной частью коллектива, а не единственным воином в поле. Это кажется простым и очевидным, но на деле является критически важным фактором для успеха.

Мы используем чаты, видеоконференции, инструменты для проведения мозговых штурмов. Например,Teams как общее пространство, а также Telegram, упомянутый выше сервис Jira и Zoom для конференций. Чаты подразделяются как на сугубо рабочие, так и общекомандные, в том числе неформальные, где можно обменяться репликами, описать свое настроение и переслать коллегам мем. Это позволяет людям оставаться на связи, использовать чувство юмора даже в сложные моменты и чувствовать себя в социуме. Конечно, это не эквивалентно живому общению в офисе, но в любом случае огромное подспорье для каждого.

Время для неформального общения

Важность рабочего общения не умаляет роли неформальной коммуникации. Во время пандемии мы, например, столкнулись с тем, что новые сотрудники не успела познакомиться с основной частью команды. Тогда мы собрали их на встречу в Teams, где каждому дали персональные пять минут славы: сотрудники рассказывали коротко о себе, а также о том, чем они могут быть друг другу полезны. Так мы познакомили всю команду и нашли несколько общих интересов. Например, оказалось, что многие увлекаются выжиганием и резьбой по дереву – и это выяснилось совершенно случайно.

Такое общение собирает команду в единое целое, мотивирует людей к развитию внутри команды и взаимопомощи. Сейчас часто даже в конце рабочего дня проектные команды могут ненадолго созвониться, чтобы провести время вместе,потому что до пандемии у нас была очень активная корпоративная культура. Сотрудники часто собирались и проводили вечера после работы вместе.

Мы также просим коллег по возможности включать видео во время встреч, это делает общение живым, позволяет разрядить обстановку, увидеть друг друга. Иногда случаются веселые моменты: например, кто-то специально одевает бабочку, а мы уже так привыкли к casual-стилю, что это всем поднимает настроение. Конечно, как только мы поймем, что в условиях пандемии есть возможность собрать сотрудников вживую, мы это сделаем. И запрос от команды на это есть.

Получайте обратную связь

Сотрудникам также очень важно быть услышанными – для этого руководителям нужно поддерживать постоянную коммуникации с ними. Роль руководителей в том, чтобы, с одной стороны, максимально четко ставить задачи, с другой – чутко отслеживать возможные сложности и обсуждать их с самим сотрудником или привлекать службу HR. С выгоранием мы пока не сталкивались, но случалось так, что ожидания от работы сотрудников не соответствуют их фактическим результатам. Эта ситуация уже сама по себе стрессовая для всех, поэтому важно сотрудников слушать и слышать, и до нее не доводить.

Поэтому — всегда тесная коммуникация с руководителем. В начале недели у нас обязательно общее собрание команды: коллеги используют Zoomили Teams для постановки целей, обсуждения проблем. И, безусловно, на протяжении недели руководитель на связи с сотрудниками.

Доступ к обучению и базе знаний

Кроме того, чтобы процессы в компании были прозрачными и понятными для всех, мы стали документировать их более тщательно: ведем различные базы знаний и данных по всем проектам, к которой есть доступ в любое время. Все это происходит в режиме реального времени, и сотрудники относятся к этому очень ответственно. Документы хранятся как в Teams, так и в облачных хранилищах, также у нас есть корпоративный портал, где собрана основная информация о компании.

Каждый сотрудник знает, где он может получить ответ на свой вопрос. Кроме базы знаний мы закрепляем наставника за каждым новым сотрудником, который всегда готов прийти на помощь онлайн. Также у нас в компании есть обязательное обучение, которое сотрудник выбирает сам по согласованию с руководителем: до 90% такого обучения сейчас проходит в режиме онлайн. После того, как сотрудник прошел курс, он должен провести круглый стол для своих коллег: это не только получение новых знаний для всех, но и еще один повод для неформальной встречи.

Каким образом это влияет на мотивацию? Сложности в работе, отсутствие понятных инструкций и вообще понимания, куда бежать и что делать, вызывают у людей фрустрацию. Чем четче и понятнее задача, тем она быстрее будет решена. Получая успешный опыт и результат, сотрудник растет как профессионал и работает более эффективно. Возможности для развития, обучения и роста также делают людей более включенными в жизнь компании.

Я считаю, что удаленка может стать для любой компании временем новых возможностей: чтобы это случилось, нужно доверять сотрудникам и не уходить в микроменеджмент. Важно поддерживать команду, организовывать неформальное общение в онлайн-формате, а также создать общее виртуальное пространство для хранения данных и ежедневного взаимодействия. И тогда все обязательно получится.

Источник: HR по-русски