Меня зовут Екатерина Жирнова, я руководитель отдела развития сотрудников на проектах iFellow. Расскажу, как экологично говорить с сотрудниками о рабочих моментах и что важно для каждого, как часто проводить встречи один на один и кто должен быть инициатором, есть ли польза от таких коммуникаций и какая.

Встречи one-to-one (один на один) предполагают личные индивидуальные встречи   руководителя с сотрудниками, проводить их также могут и HR-специалисты. Предметом разговора становятся не только задачи, но и мотивация, работа с командой и тимлидом, кризисы и личные вопросы – всё, что волнует сотрудника и так или иначе влияет на его работу в компании.

Для чего нужны встречи one-to-one

Регулярные личные встречи с сотрудниками – один из инструментов для развития команды и сотрудника, получения непрерывной обратной связи, прояснения мотивации, а также создания здоровой психологической атмосферы. Ключевая цель диалога – собрать как можно больше информации о человеке, чтобы в дальнейшем сделать все возможное для его успешной работы и душевного равновесия.

Встречи в таком формате помогают понять, насколько сотруднику комфортно работать в компании, на проекте, совпадают ли его ожидания и реальность, узнать, каким он видит свое развитие, отметить, насколько важно то, что он делает в компании. Выяснив конкретные пожелания сотрудника – можно составить вместе с ним и его руководителем план дальнейших действий, обсудить, насколько реальна их реализация.

Главные плюсы встреч one-to-one:

• прозрачность;
• возможность вести открытый диалог;
• полезность и эффективность для обеих сторон.

Для сотрудника встречи один на один дают возможность обсудить накопившиеся вопросы, ситуации, получить обратную связь и не быть в информационном вакууме. Все это направлено на работу с «Я» сотрудника – компания ценит каждого как личность и профессионала.

Руководителю это помогает синхронизироваться с сотрудником по задачам, понимать мотивацию и перспективы развития, отслеживать острые вопросы, требующие решения.

Встречи один на один позволяют держать руку на пульсе, обращать внимание на действительно важные и ценные вещи для каждого члена команды, быть в курсе, что может стать триггером для проблемы, принести дискомфорт и тем самым предотвращать выгорание. Это всегда работа на перспективу и удержание.

Частота и формат проведения

В каждой компании эти параметры индивидуальны и зависят от многих критериев. Но, в целом, с новичками их лучше проводить часто, например, раз в неделю, с теми, кто работает давно – ежеквартально или раз в полгода. Стоит этот момент заранее обсуждать и с сотрудниками – насколько им комфортно встречаться с определенной периодичностью, и затем соблюдать достигнутые договоренности. Встречи однозначно должны быть регулярными, а не спонтанными.

Хорошо, если в компании принята практика, когда по всем вопросам психологического комфорта сотрудники могут обратиться к HR в любое время, не дожидаясь регулярной личной встречи. Это помогает сформировать и настраивать в компании атмосферу доверия и комфорта.

Проходить встречи могут как в очном формате, так и онлайн. Для коллег на удаленке, в других городах – будет особенно актуально.

Инициатором может выступать как HR или руководитель, так и сам сотрудник, которому важно обсудить какую-либо ситуацию или вопрос.

Как подготовиться к встрече

Готовиться к каждой встрече нужно заранее: не только назначить дату и время, отправить сотруднику приглашение, но и продумать повестку, составить список вопросов, определить направления для разговора.

Если это первая one-to-one встреча, то необходимо собрать информацию о сотруднике, обозначить цели и предмет разговора. Если повторная – отметить для себя моменты, которые обсуждались в прошлый раз или требуют обсуждения сейчас, по итогам предыдущей беседы, просмотреть историю договоренностей. В целом, каждая встреча уникальна и нужно гибко подходить как к ее подготовке, так и к проведению.

В случае очного формата встречи стоит заранее забронировать помещение в офисе или выбрать удобную локацию вне его. Если встреча будет проходить онлайн – уточнить у собеседника с камерой или без нее ему комфортнее общаться.

Важно также предусмотреть достаточный промежуток времени на встречу, с запасом в 10-15 минут на случай, если разговор выйдет из тайминга.

Какие вопросы нужно обсуждать

Чаще всего на встречах вопросы меняются, исходя из цели разговора, но базовый набор можно обозначить так:

• мотивация;
• психологический комфорт;
• ожидания;
• планы развития, в каких направлениях сотрудник хотел бы расти;
• интересы вне работы.

Последний пункт помогает понять, какие дополнительные активности, мероприятия могут быть актуальны для сотрудников – чем еще они могут с удовольствием заниматься помимо проектной деятельности, например.

Главное правило любой встречи – взаимное уважение, искренний интерес к собеседнику и ситуации. Важно не только слушать, но и слышать человека, фокусироваться на том, что он рассказывает, и что его волнует. Также коммуникация будет зависеть от самого сотрудника – с кем-то потребуется всего одна встреча, чтобы он раскрылся, оценил полезность разговора и пошел на контакт, а с другим таких встреч может быть несколько.

В случае, если встречу проводит HR и для решения вопроса нужен руководитель, то обязательно подключаем его к обсуждению.

Каким должен быть результат встречи

Прежде всего, изменения там, где они требуются – в задачах, коммуникации с коллегами и руководством, психологическом состоянии сотрудника.

Результат может быть совершенно разным, но важно, чтобы он обязательно был и проблема, которая волнует сотрудника, обязательно решилась. Например, если вопрос касается взаимодействия с окружающими, можно рекомендовать по итогам встречи изучить конкретную литературу, техники, которые помогут в работе с каждой конкретной ситуации.  

Например, у нас в компании встречи one-to-one помогают новым сотрудникам более спокойно проходить процесс адаптации, сверять ожидания с фактической ситуацией, следить за психологическим состоянием. С теми, кто работает уже давно, мы на встречах сосредотачиваемся на развитии, рисках и предотвращении выгорания. Это помогает понять, в каких условиях человеку комфортно работать, а что может привести к проблемам.

Резюмируем основные правила проведения встреч

• встречи должны быть систематическими;
• у HR-специалистов должно быть желание разобраться и помочь в ситуации;
• обязательна прозрачность в коммуникации. 

Источник: HR Portal