Пандемия значительно повлияла не только на бизнес-показатели большинства компаний, но и на внутренние процессы – в том числе, HR. Быстрый и стремительный переход в онлайн затронул и эту сферу, многим компаниям пришлось «на ходу» придумывать, как искать, собеседовать, нанимать кандидатов и поддерживать корпоративную культуру в условиях изоляции. О том, какие инструменты и технологии способствовали этому процессу, рассказал Кирилл Чеханков, руководитель отдела ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia.

Цифровизация HR-процессов

Современные технологии способны облегчить и ускорить работу HR-специалистов на всех этапах взаимодействия с потенциальными кандидатами: от их поиска до выбора и последующего найма. Возможности Big Data и Machine Learning в рекрутинге, облачные платформы для интеллектуального управления персоналом и чат-боты – это еще далеко не все инструменты, которые созданы для цифровизации и развития сферы HR.

Российский рынок, к сожалению, не может похвастаться повсеместным внедрением и использованием этих технологичных решений. Однако и здесь происходят значительные изменения, которые заметно ускорила пандемия. Подавляющее большинство компаний частично или полностью перевели свои процессы в онлайн и стали искать инструменты, которые позволят работать не менее эффективно в новой реальности. Самыми первыми в онлайн были перенесены собеседования: согласно материалам исследования KPMG «Действия HR в ситуации пандемии», очные собеседования стали удаленными в более чем 40% компаний.

Пандемия способствовала переходу в онлайн и других важных и менее очевидных этапов найма – например, процесса подписания нормативных документов при приеме на работу. Наша компания планирует пойти дальше – передать большую часть коммуникаций HR-специалистов с кандидатами и сотрудниками чат-ботам.

Вести документооборот стало заметно сложнее в условиях удаленной работы: времени на оформление бумаг уходило больше, а способы для удобного и оперативного обмена всеми необходимыми документами вырабатывались в процессе. Благодаря этому процессы, связанные с авансовыми отчетами, стали цифровыми. Как результат, бухгалтерия смогла незамедлительно производить расчеты с сотрудниками.

Многие рутинные HR-процессы также были переведены в цифровой вид: например, значительно расширилось применение цифровых подписей при подписании офферов, во внутреннем документообороте и при взаимодействии с внешними контрагентами. В нашей компании и здесь выполняют план-максимум: в течение этого года хотим полностью перейти на цифровые подписи. Другой яркий пример – более активное применение для онбординга, планирования и оформления отпусков платформ корпоративных коммуникаций.

Отдельно стоит сказать о принятом в ноябре 2021 года законе, который разрешает вести все кадровые документы в электронном виде, без необходимости дублирования на бумаге. Этот документ закрепил окончательный переход трудовых отношений в онлайн и ускорил цифровизацию отрасли.

Как организовать эффективную работу команды в удаленном режиме?

Новая реальность потребовала от HR-специалистов поиска альтернативных способов мотивации, оценки и контроля работы сотрудников компании. В Konica Minolta Business Solutions Russia основой эффективного выполнения работы стали общепринятая методология целеполагания по SMART и система прозрачных KPI. Опираясь на эту систему ключевых показателей активности и конкретных целей, сотрудники смогли планировать свое рабочее время наиболее эффективно.

Помогли в решении этой задачи и специализированные цифровые инструменты – системы управления эффективностью сотрудников (Performance management system). Они позволяют вносить данные о целях и планах каждого сотрудника на определенный период, а по его истечении помогают подвести итоги и рассчитать премиальную часть оплаты труда каждого члена команды. В нашей компании активно используется платформа Cornerstone, разработчика, уже более двадцати лет создающего продукты для управления персоналом.

Постановка целей и контроль их выполнения – задачи преимущественно среднесрочной и долгосрочной перспективы. Для контроля ежедневной работы сотрудников также есть специализированные сервисы-помощники – например, StaffCop или «Стахановец». Работают такие решения следующим образом: программа фиксирует авторизацию пользователя и блокировку компьютера, используемые приложения и время присутствия на рабочем месте, а работодатель всегда может получить доступ к этим данным.

Золотой запас: как сохранять кадры и развивать корпоративную культуру

Мы глубоко убеждены, что сотрудники – это ключевой актив компании, поэтому очень важно его сохранять и развивать. Высокий уровень мотивации каждого сотрудника можно поддерживать разными способами – например, с помощью элементов геймификации при планировании и отслеживании OKR (Objectives and Key Results), тем самым вовлекая сотрудников в процесс достижения целей игровыми механиками.

Также у нас существуют возможности для горизонтальных (функциональных) перемещений внутри компании, что зачастую влияет на общий подход сотрудника к работе. Линейные руководители поддерживают регулярную связь со своими командами и способствуют постоянному взаимодействию с кроссфункциональными командами. А для сохранения высокого уровня заинтересованности в работе и командного духа мы организовали гибридный формат работы – чтобы возможность встретиться вживую в офисе была всегда при наличии желания и возможности.

Кроме того, мы вкладываемся в развитие наших сотрудников. Чтобы сделать более эффективным их образование, мы усовершенствовали корпоративную систему управления обучением. В ней появилось больше обучающих онлайн-программ, что сделало ее гораздо более востребованной среди персонала.

Источник: HR по-русски