От бумажного формата – к электронному: пять драйверов рынка ЭДО
![](/media/photo/news/b5321.jpg )
Рынок электронного документооборота (ЭДО) растёт в России на 10% ежегодно. В 2022 году количество его пользователей увеличилось на 26%: компании и индивидуальные предприниматели активнее подключаются к подобным сервисам. О том, какие факторы будут влиять на рынок ЭДО и как он продолжит развиваться, порталу Biz360.ru рассказала Наталья Лапшина, менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft.
Досье
Наталья Лапшина – менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft. Получила высшее образование в области информационных систем, документооборота и делопроизводства. Занимается обследованием, проектированием и автоматизацией документоориентированных процессов с 2007 года. На её счету десятки реализованных проектов по реинженирингу бизнес-процессов, автоматизации документооборота и созданию электронных архивов в частных и государственных компаниях. С 2014 года работает в продуктовом направлении.
Драйвер №1: импортозамещение
Государство стимулирует и поддерживает процессы импортозамещения: например, Российский фонд развития информационных технологий выдавал гранты на разработку и внедрение отечественных IT-решений. Среди приоритетных направлений поддержки фонда – средства электронного документооборота, управление бизнес-процессами и основными данными, а также другие аспекты, касающиеся развития рынка ЭДО.
Уход западных вендоров сильно повлиял на рынок. Появилось множество новых предложений, что обострило конкуренцию среди профильных российских игроков IT-рынка. Базовые технологии у всех схожи, поэтому поставщики решений сейчас конкурируют больше за счёт дополнительных опций. Например, добавляют различные интеллектуальные сервисы, упрощающие и ускоряющие работу сотрудников.
Драйвер №2: требования законодательства
В финансовом секторе, строительстве, кадровом делопроизводстве и других отраслях появляются новые распоряжения регуляторов. Они всё больше учитывают процессы, осуществляющиеся в электронном виде.
Изменяются требования к обеспечению юридической значимости электронных документов и работе с электронными подписями. Также в проработке на государственном уровне находится несколько крупных законопроектов и подзаконных актов, касающихся оцифровки процессов в разных сферах бизнеса. Например, подготавливаются изменения требований к условиям и срокам хранения электронных документов.
В первом чтении принят законопроект, который подразумевает отказ от хранения бумажных документов в случае их перевода в электронный вид. Документы, согласно этой инициативе, можно оцифровать, заверить электронной подписью по установленным правилам, а через год уничтожить бумажные оригиналы вне зависимости от даты истечения срока их хранения. Но сейчас данный законопроект дорабатывается, так как у бизнес-сообщества возникло довольно много вопросов к его текущей редакции.
Активные изменения в российском законодательстве стимулируют разработчиков адаптировать свои системы ЭДО к различным нововведениям. В этих условиях вендоры вынуждены активно развиваться продукты, чтобы не терять позиции на рынке.
Поставщикам необходимо вносить изменения заблаговременно, ещё до вступления в силу новых регламентирующих актов. Современный конкурентоспособный вендор и партнёр-интегратор должны заранее привести бизнес-процессы клиента в соответствие с новыми правилами работы. Участники рынка, не успевающие за изменениями законодательства, рискуют стать аутсайдерами или вовсе выбыть из гонки.
Драйвер №3: трансформация бизнеса
Все компании стремятся увеличить доходы, оптимизировать бюджет, ускорить работу сотрудников. Одним из инструментов повышения эффективности бизнеса становится электронный документооборот.
У потребителей систем ЭДО есть особенности, связанные со сложившимися в компании процессами делопроизводства, которые не укладываются в типовые шаблонные внедрения. Ещё несколько лет назад для таких клиентов было важно полностью сохранить исторически сложившиеся традиции «бумажных» процессов, а разработчикам в обязательном порядке приходилось кастомизировать решения в соответствии с принятыми в компании практиками работы. Однако сегодня формируется новая тенденция: даже крупные компании с устоявшимися бизнес-процессами отходят от модели «автоматизации хаоса».
Последние полтора-два года заказчики перед формулировкой окончательных требований к автоматизации проводят внутренний или внешний аудит своих процедур и операций, оптимизируют их и унифицируют. Компании перестали бояться трансформировать свои практики работы и готовы нести связанные с этим дополнительные затраты, поскольку в долгосрочной перспективе видят пользу и выгоду от автоматизации процессов.
Драйвер №4: появление новых технологий
Новые технологии делают системы ЭДО ещё более удобными. Разработчики внедряют в свои продукты элементы искусственного интеллекта, чат-боты, программных роботов, «умный» поиск.
Вырос спрос на интеллектуальные сервисы, которым передают задачи первичной обработки документов: потоковый ввод данных, распознавание и анализ текста на содержание и эмоциональную окраску, первичная классификация и подпись документов. Таким образом компании стремятся сократить рутинный труд сотрудников.
Увеличивается спрос и на технологии для упрощения работы с большими объёмами информации: анализ массивов данных и визуализация результатов для принятия управленческих решений, интеллектуальный поиск с использованием семантического анализа хранимой информации. В том числе наша компания реализует такие сценарии у заказчиков.
Интеллектуальные сервисы в ЭДО становятся более востребованы благодаря позитивному опыту их использования. Например, когда руководство компании видит, что на обработку 200 документов тратится уже не трое суток, а всего час.
В системах электронного документооборота (СЭД) уже сейчас доступен довольно высокий уровень автоматизации. Например, пользователь может начать заполнять карточку документа, система подставит остальные данные на основе введённой информации, а программный робот может оформить и маршрутизировать сам документ.
Несмотря на угасший несколько лет назад интерес к чат-ботам, в сегменте ЭДО снова стала популярна эта технология и виртуальные помощники. В последнее время у потребителей популярны визуальные помощники для освоения рабочих процессов (обеспечить навигацию по системе, обучить новых сотрудников ее использованию). Кроме того, они могут отвечать на вопросы, открывать нужные документы и файлы, выполнять простые задания.
Развиваются мобильные технологии: пользователи ждут, что доступ к рабочим системам будет возможен с различных устройств, в том числе со смартфонов, из любой точки мира. Важной опцией становится возможность подписывать документы в любой момент и независимо от местонахождения сотрудника. Сегодня это можно делать в том числе и с помощью государственных сервисов, таких как «Госключ».
Драйвер №5: развитие облачных сервисов
Системы документооборота можно установить на собственный сервер или использовать в виде облачного SaaS-решения (готовая СЭД предоставляется как услуга с высоким уровнем доступности и поддержки).
Облака делают IT-продукты доступнее для небольших компаний. Им не нужно расширять инфраструктуру, покупать серверы или арендовать вычислительные мощности в дата-центрах, чтобы внедрить в свои процессы автоматизированную систему. Достаточно заключить договор с поставщиком решения и начать пользоваться СЭД. Однако пока к таким решениям проявляет интерес в основном малый бизнес. Средние и крупные организации больше ориентированы на использование собственной IT-инфраструктуры из-за строгих правил корпоративной безопасности.
Каким будет рынок ЭДО в будущем
Российский рынок автоматизированных систем в России можно назвать развивающимся, поэтому изменений будет достаточно. Продолжится внедрение машиночитаемых доверенностей, формализованных документов в новых бизнес-отраслях (сейчас они активно внедряются в финансовой, кадровой и строительной сферах). Станут нарастать темпы и объём работ по цифровизации бизнеса, стандартизации обмена информацией с автоматизированными системами регуляторов и контролирующих органов – законопроектов много. Вопрос со сроками и способами хранения документов обязательно получит развитие.
Вырастут требования к экономической и информационной безопасности ведения бизнеса в целом и систем ЭДО в частности.
СЭД станут «умнее» благодаря развитию технологий: алгоритмы искусственного интеллекта стремительно совершенствуются, и новые возможности будут интегрироваться в различные IT-продукты. Люди всё больше ценят возможности интеллектуальных сервисов для документооборота.
Процесс импортозамещения тоже сохранит своё влияние на рынок: потенциал для замены иностранных решений на отечественные продукты ещё довольно большой. Спрос на автоматизацию документооборота продолжит расти, а вместе с ним – и рынок ЭДО.
Источник: biz360
iTrend организует панельную дискуссию «Российские ИТ на глобальном рынке: стратегия выживших» на Международном технологическом Конгрессе-2024
2 сентября 2024Ключевые игроки ИТ-отрасли и представители профессиональных ассоциаций обсудят перспективы российского технологического бизнеса в контексте расширения БРИКС.
iTrend начал работу с DCLogic
21 августа 2024iTrend начал работу с DCLogic. Компания входит в топ-10 самых эффективных ИТ-компаний страны 2023 года, а также в топ-100 крупнейших интеграторов и разработчиков отечественного ПО по версии CNews.
iTrend выступит информационным партнером Международного технологического Конгресса-2024
20 августа 2024Мероприятие пройдет с 17 по 19 сентября 2024 года в Конгрессно-выставочном центре «Патриот» (Московская область).
iTrend проведет дискуссию о маркетинге и PR в ИТ на ИТ-форуме РУССОФТ
15 августа 20248-10 сентября 2024 года в Санкт-Петербурге состоится ИТ-форум РУССОФТ-2024, приуроченный к 25-летнему юбилею Ассоциации.
iTrend выступит инфопартнером бизнес-регаты IT Sailing Day 2024
12 августа 202415 августа в подмосковном поместье яхт-клуба Галс на берегу Пироговского водохранилища состоится бизнес-регата IT Sailing Day 2024. Мероприятие соберёт ведущих экспертов и лидеров ИТ-рынка для общения на важнейшие отраслевые темы и соревнования на скоростных яхтах.