28 сентября 2023

От бумажного формата – к электронному: пять драйверов рынка ЭДО

Рынок электронного документооборота (ЭДО) растёт в России на 10% ежегодно. В 2022 году количество его пользователей увеличилось на 26%: компании и индивидуальные предприниматели активнее подключаются к подобным сервисам. О том, какие факторы будут влиять на рынок ЭДО и как он продолжит развиваться, порталу Biz360.ru рассказала Наталья Лапшина, менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft.

 

Досье

Наталья Лапшина – менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft. Получила высшее образование в области информационных систем, документооборота и делопроизводства. Занимается обследованием, проектированием и автоматизацией документоориентированных процессов с 2007 года. На её счету десятки реализованных проектов по реинженирингу бизнес-процессов, автоматизации документооборота и созданию электронных архивов в частных и государственных компаниях. С 2014 года работает в продуктовом направлении.

Драйвер №1: импортозамещение

Государство стимулирует и поддерживает процессы импортозамещения: например, Российский фонд развития информационных технологий выдавал гранты на разработку и внедрение отечественных IT-решений. Среди приоритетных направлений поддержки фонда – средства электронного документооборота, управление бизнес-процессами и основными данными, а также другие аспекты, касающиеся развития рынка ЭДО. 

Уход западных вендоров сильно повлиял на рынок. Появилось множество новых предложений, что обострило конкуренцию среди профильных российских игроков IT-рынка. Базовые технологии у всех схожи, поэтому поставщики решений сейчас конкурируют больше за счёт дополнительных опций. Например, добавляют различные интеллектуальные сервисы, упрощающие и ускоряющие работу сотрудников. 

Драйвер №2: требования законодательства

В финансовом секторе, строительстве, кадровом делопроизводстве и других отраслях появляются новые распоряжения регуляторов. Они всё больше учитывают процессы, осуществляющиеся в электронном виде. 

Изменяются требования к обеспечению юридической значимости электронных документов и работе с электронными подписями. Также в проработке на государственном уровне находится несколько крупных законопроектов и подзаконных актов, касающихся оцифровки процессов в разных сферах бизнеса. Например, подготавливаются изменения требований к условиям и срокам хранения электронных документов. 

В первом чтении принят законопроект, который подразумевает отказ от хранения бумажных документов в случае их перевода в электронный вид. Документы, согласно этой инициативе, можно оцифровать, заверить электронной подписью по установленным правилам, а через год уничтожить бумажные оригиналы вне зависимости от даты истечения срока их хранения. Но сейчас данный законопроект дорабатывается, так как у бизнес-сообщества возникло довольно много вопросов к его текущей редакции. 

Активные изменения в российском законодательстве стимулируют разработчиков адаптировать свои системы ЭДО к различным нововведениям. В этих условиях вендоры вынуждены активно развиваться продукты, чтобы не терять позиции на рынке. 

Поставщикам необходимо вносить изменения заблаговременно, ещё до вступления в силу новых регламентирующих актов. Современный конкурентоспособный вендор и партнёр-интегратор должны заранее привести бизнес-процессы клиента в соответствие с новыми правилами работы. Участники рынка, не успевающие за изменениями законодательства, рискуют стать аутсайдерами или вовсе выбыть из гонки. 

Драйвер №3: трансформация бизнеса

Все компании стремятся увеличить доходы, оптимизировать бюджет, ускорить работу сотрудников. Одним из инструментов повышения эффективности бизнеса становится электронный документооборот. 

У потребителей систем ЭДО есть особенности, связанные со сложившимися в компании процессами делопроизводства, которые не укладываются в типовые шаблонные внедрения. Ещё несколько лет назад для таких клиентов было важно полностью сохранить исторически сложившиеся традиции «бумажных» процессов, а разработчикам в обязательном порядке приходилось кастомизировать решения в соответствии с принятыми в компании практиками работы. Однако сегодня формируется новая тенденция: даже крупные компании с устоявшимися бизнес-процессами отходят от модели «автоматизации хаоса». 

Последние полтора-два года заказчики перед формулировкой окончательных требований к автоматизации проводят внутренний или внешний аудит своих процедур и операций, оптимизируют их и унифицируют. Компании перестали бояться трансформировать свои практики работы и готовы нести связанные с этим дополнительные затраты, поскольку в долгосрочной перспективе видят пользу и выгоду от автоматизации процессов. 

Драйвер №4: появление новых технологий

Новые технологии делают системы ЭДО ещё более удобными. Разработчики внедряют в свои продукты элементы искусственного интеллекта, чат-боты, программных роботов, «умный» поиск. 

Вырос спрос на интеллектуальные сервисы, которым передают задачи первичной обработки документов: потоковый ввод данных, распознавание и анализ текста на содержание и эмоциональную окраску, первичная классификация и подпись документов. Таким образом компании стремятся сократить рутинный труд сотрудников. 

Увеличивается спрос и на технологии для упрощения работы с большими объёмами информации: анализ массивов данных и визуализация результатов для принятия управленческих решений, интеллектуальный поиск с использованием семантического анализа хранимой информации. В том числе наша компания реализует такие сценарии у заказчиков. 

Интеллектуальные сервисы в ЭДО становятся более востребованы благодаря позитивному опыту их использования. Например, когда руководство компании видит, что на обработку 200 документов тратится уже не трое суток, а всего час.

В системах электронного документооборота (СЭД) уже сейчас доступен довольно высокий уровень автоматизации. Например, пользователь может начать заполнять карточку документа, система подставит остальные данные на основе введённой информации, а программный робот может оформить и маршрутизировать сам документ. 

Несмотря на угасший несколько лет назад интерес к чат-ботам, в сегменте ЭДО снова стала популярна эта технология и виртуальные помощники. В последнее время у потребителей популярны визуальные помощники для освоения рабочих процессов (обеспечить навигацию по системе, обучить новых сотрудников ее использованию). Кроме того, они могут отвечать на вопросы, открывать нужные документы и файлы, выполнять простые задания. 

Развиваются мобильные технологии: пользователи ждут, что доступ к рабочим системам будет возможен с различных устройств, в том числе со смартфонов, из любой точки мира. Важной опцией становится возможность подписывать документы в любой момент и независимо от местонахождения сотрудника. Сегодня это можно делать в том числе и с помощью государственных сервисов, таких как «Госключ». 

Драйвер №5: развитие облачных сервисов

Системы документооборота можно установить на собственный сервер или использовать в виде облачного SaaS-решения (готовая СЭД предоставляется как услуга с высоким уровнем доступности и поддержки). 

Облака делают IT-продукты доступнее для небольших компаний. Им не нужно расширять инфраструктуру, покупать серверы или арендовать вычислительные мощности в дата-центрах, чтобы внедрить в свои процессы автоматизированную систему. Достаточно заключить договор с поставщиком решения и начать пользоваться СЭД. Однако пока к таким решениям проявляет интерес в основном малый бизнес. Средние и крупные организации больше ориентированы на использование собственной IT-инфраструктуры из-за строгих правил корпоративной безопасности. 

Каким будет рынок ЭДО в будущем

Российский рынок автоматизированных систем в России можно назвать развивающимся, поэтому изменений будет достаточно. Продолжится внедрение машиночитаемых доверенностей, формализованных документов в новых бизнес-отраслях (сейчас они активно внедряются в финансовой, кадровой и строительной сферах). Станут нарастать темпы и объём работ по цифровизации бизнеса, стандартизации обмена информацией с автоматизированными системами регуляторов и контролирующих органов – законопроектов много. Вопрос со сроками и способами хранения документов обязательно получит развитие. 

Вырастут требования к экономической и информационной безопасности ведения бизнеса в целом и систем ЭДО в частности. 

СЭД станут «умнее» благодаря развитию технологий: алгоритмы искусственного интеллекта стремительно совершенствуются, и новые возможности будут интегрироваться в различные IT-продукты. Люди всё больше ценят возможности интеллектуальных сервисов для документооборота. 

Процесс импортозамещения тоже сохранит своё влияние на рынок: потенциал для замены иностранных решений на отечественные продукты ещё довольно большой. Спрос на автоматизацию документооборота продолжит расти, а вместе с ним – и рынок ЭДО.

Источник: biz360

Приглашаем на конференцию для директоров по маркетингу и PR-руководителей ИТ-компаний 

5 июня 2024

На мероприятии встретятся директора по маркетингу и PR-руководители крупных российских ИТ-компаний.

 

Экс-редактор Comnews присоединился к команде iTrend

30 мая 2024

На позицию руководителя проектов коммуникационного агентства iTrend вышел Денис Шишулин – ранее многолетний выпускающий редактор издательской группы ComNews, одного из самых авторитетных ИТ-изданий в России. В iTrend Денис будет отвечать за стратегическое руководство ряда PR-проектов с ИТ-компаниями, оперативное взаимодействие со СМИ, координацию работы команд, а также за качество проектов, которыми руководит в агентстве.

 

iTrend — в числе топ-агентств России по версии «Рейтинга Рунета»

28 мая 2024

Опубликованы итоги ранкинга коммуникационных агентств от «Рейтинга Рунета–2024». iTrend занял лидирующие места в ключевых для агентства срезах — PR в ИТ-отрасли, SMM в ИТ-отрасли, PR и SMM на аудиторию b2b enterprise, PR-аналитика, PR первых лиц и др.

 

Исследование iTrend: зарплата для ИТ-специалистов — не решающий фактор при выборе работодателя

23 апреля 2024

Эксперты коммуникационного агентства iTrend провели исследование, в рамках которого проанализировали критерии выбора работы, а также медиапредпочтения более 300 высокоуровневых специалистов из крупных российских ИТ-компаний.

 

Команда iTrend начала работу с Институтом iSpring

19 апреля 2024

Институт iSpring — частный ИТ-вуз нового поколения. Он был основан в 2021 году в Йошкар-Оле российским предпринимателем и основателем международной ИТ-компании iSpring Юрием Усковым.

 
Все новости iTrend