21 марта 2024

Около 2500 сотрудников группы компаний ITMS перешли на кадровый ЭДО на базе системы HRlink

БФТ-Холдинг, российский разработчик программных продуктов и заказных решений для государственного сектора и бизнеса, и компания HRlink завершили проект внедрения платформы кадрового электронного документооборота в группе компаний ITMS. Один из лидеров отрасли табачных и никотинсодержащих продуктов перевел на цифровые документы 97% своих сотрудников. Это позволило существенно снизить нагрузку на отдел кадров, ускорить подписание документов и обеспечить значительную экономию средств на канцелярии и логистике.

Группа компаний ITMS — один из крупнейших производителей табачной и никотиносодержащей продукции в России. В головном офисе в Москве, на фабрике в Санкт-Петербурге и 76 офисах по всей России работает около 2500 человек. Специалисты отдела кадров оформляли в среднем 30 документов на каждого сотрудника ежегодно — кадровый документооборот составлял около 75 тыс. документов в год. Каждый из них необходимо создать, распечатать, подписать, а в случае с региональными офисами — отправить курьерской службой и получить обратно. Такое делопроизводство — трудоемкий и дорогой процесс.

Принятый в конце 2021 года Федеральный закон № 377-ФЗ разрешает компаниям вести кадровый документооборот в электронном виде. Проект по цифровизации кадрового делопроизводства в группе компаний ITMS выполнили БФТ-Холдинг совместно с партнёром, компанией HRlink, разработчиком одноимённой платформы, которая признана лидером рынка кадрового ЭДО по версии РБК.

Согласно техническому заданию, облачная платформа кадрового ЭДО должна отвечать всем внутренним требованиям безопасности, обладать удобным и интуитивно понятным интерфейсом для обработки и хранения кадровых юридически значимых документов, обеспечивать к ним быстрый доступ и возможность подписания в любое время с любых устройств. Особую важность имеет использование уже выпущенных квалифицированных электронных подписей, а не выпуск дополнительных сертификатов под HRlink. Решение также должно обладать встроенной интеграцией с аккредитованным удостоверяющим центром и программой «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С ЗУП) для загрузки и обновления данных о сотрудниках. Платформа HRlink, рекомендованная БФТ-Холдингом, удовлетворяет всем обозначенным требованиям. 

На подготовительном этапе проекта специалисты БФТ-Холдинга и HRlink при тесном взаимодействии с командой группы компаний ITMS провели анализ состава кадровых документов, обновили около ста печатных форм, определили архитектуру решения, соответствующую требованиям информационной безопасности, а также разработали методологию с учетом требований локальных нормативных актов. Далее объединенная команда обеспечила подключение к учетной системе 1С и провела тестовый запуск. На этом этапе сотрудников ITMS начали знакомить с системой в рамках обучающих вебинаров. Исходя из специфики бизнеса компании HR-персонал ITMS разделился на три группы, в зависимости от зоны ответственности: торговый маркетинг (полевая работа), центральные функции (офис) и фабрика (производство). Для каждой группы был разработан уникальный план коммуникации и обучения.

На втором этапе развертывания решения прошло внедрение машиночитаемых доверенностей (МЧД) и технологии единого входа (Single sign-on, SSO) для аутентификации пользователей. 

В рамках третьего этапа внедрения был завершен полный перевод кадровых документов в электронный формат, и началась опытная эксплуатация платформы HRlink, где специалисты БФТ-Холдинга и HRlink продолжили консультировать HR-персонал ITMS.  

Система кадрового ЭДО HRlink подтвердила свою эффективность. За полгода эксплуатации решения было подписано более 9 тыс. кадровых документов. Процесс подписания теперь занимает менее минуты — ранее с учетом удаленных офисов на это уходило до 2 недель. Важный показатель эффективности проекта — высвобождение одного FTE (эквивалента занятости), компании не придется расширять отдел кадров, также значительная экономия на логистике и канцелярии. Кроме этого, автоматизация кадрового делопроизводства позволила сократить рутинные операции и снизить риски потери документов. 

Интеграция с Единой цифровой платформой «Работа в России» позволяет сотрудникам подписывать документы простой подписью в личном кабинете HRlink при наличии подтвержденной учетной записи Госуслуг.

«Переход на кадровый ЭДО обеспечил не только экономию расходов на делопроизводство и снижение нагрузки на кадровых специалистов, но также значительное сокращение сроков обработки документации в масштабах всей структуры группы компаний ITMS, распределенной по всей России. Новое решение оценили и сотрудники компании, которые теперь подписывают документы онлайн за одну минуту. Проведенное БФТ-Холдингом и HRlink обучение помогло им перейти на новый цифровой процесс практически бесшовно», — сказала Анна Баранкевичмладший менеджер по трудовым отношениям группы компаний ITMS.

 «БФТ-Холдинг успешно работает с HRlink на протяжении нескольких лет. За это время мы существенно расширили портфель реализованных проектов. Рада, что группа компаний ITMS выбрала для себя систему HRlink. Отзывы коллег подтверждают функциональность и эффективность данного решения. Кроме того, наш партнер постоянно развивает платформу, добавляя в неё новые возможности, в том числе на основе обратной связи от заказчиков. Например, осенью провайдер внедрил возможность массового ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами, а недавно была подключена функция автоматического уведомления сотрудников о неподписанных документах», — отметила Юлия Захаренкодиректор Дирекции маркетинга и партнерских отношений БФТ-Холдинга.

 

Справка:
БФТ-Холдинг 
– аккредитованная Минцифры России системообразующая компания непрерывного цикла, разработчик программных продуктов и заказных решений для государственного и корпоративного сектора. Решения компании внедрены в 83 субъектах РФ, в портфеле более 15 крупных федеральных проектов, среди которых создание Единой цифровой платформы в социальной сфере (Социальное казначейство) и обеспечение эксплуатации текущих информационных систем СФР, развитие Единой цифровой платформы «Работа России» и запуск «Службы занятости населения 2.0» Роструда, разработка Единой цифровой
платформы Национальной системы пространственных данных Росреестра, проект по развитию Национальной системы управления данными (Единая информационная платформа и Витрины данных) Минцифры России.

Команда iTrend начала работу с Институтом iSpring

19 апреля 2024

Институт iSpring — частный ИТ-вуз нового поколения. Он был основан в 2021 году в Йошкар-Оле российским предпринимателем и основателем международной ИТ-компании iSpring Юрием Усковым.

 

Вебинар iTrend «Работодатель-as-a-Service: новая реальность привлечения ИТ-специалистов»

19 апреля 2024

23 апреля в 15:00 пройдет открытый вебинар «Работодатель-as-a-Service: Новая реальность привлечения ИТ-специалистов». Организаторы — коммуникационное агентство iTrend, ассоциация РУССОФТ и консалтинговая группа BITOBE.

 

iTrend: освоить маркировку интернет-рекламы можно только на собственном опыте

25 марта 2024

В феврале 2024 года в Москве прошла Конференция «Digital-коммуникации России». Организатор мероприятия – Ассоциация директоров по коммуникациям и корпоративным медиа России (АКМР). Эксперты конференции обсудили острые вопросы рынка digital, в том числе маркировку интернет-рекламы. Об опыте коммуникационного агентства в рамках перехода на работу по новым правилам рассказала Екатерина Саранцева, директор по развитию iTrend.

 

Медиалогия: iTrend – в ТОП-4 коммуникационных агентств по медиаиндексу за январь 2024 года

20 марта 2024

Коммуникационное агентство iTrend вошло в пятерку агентств, получивших наиболее высокий медиаиндекс по данным рейтинга «Медиалогии» за январь 2024 года. Компания заняла четвёртую строчку ранкинга, набрав 433,2 пункта МИ. Медиаактивность участников рынка оценивалась на основе анализа базы российских СМИ, включающей в себя более 88 тыс. источников — ТВ, радио, газеты, журналы, информационные агентства и Интернет-СМИ.

 

iTrend: интерес деловых СМИ к ИТ вырос в 6 раз за последние пять лет

20 марта 2024

Эксперты коммуникационного агентства iTrend провели исследование, в рамках которого проанализировали, как менялся медиаландшафт в ИТ-индустрии в последние пять лет. В компании сравнили количество упоминаний крупнейших российских разработчиков и системных интеграторов в деловых СМИ и пришли к выводу, что об ИТ-компаниях стали писать в 6 раз чаще.

 
Все новости iTrend