Как сделать бизнес-процессы более гибкими и эффективными? Можно ли высвободить рабочее время персонала на решение важных ключевых задач? Каким образом уделять больше внимания клиентам и улучшать конечные результаты труда? Эти и другие подобные запросы помогают закрыть оцифровка и автоматизация основных рабочих процессов с помощью интеллектуальной технологии сканирования и программного обеспечения OCR. Они способствуют успешному развитию бизнеса, позволяя каждому сотруднику уделять больше времени решению актуальных вопросов.

По мере роста компании ручной документооборот может стать слишком трудоемким, дорогостоящим, подверженным ошибкам и начнет тормозить ее развитие. Следует оценить, например, как в организации распределяется входящая почта — обычная и электронная. Сколько времени уходит на то, чтобы поставить штамп о получении, отсортировать и доставить письма? Каким образом и как быстро получает почту сотрудник, работающий из дома или находящийся в командировке? Надежен ли процесс сканирования срочных документов, таких как счета-фактуры и запросы на коммерческие предложения?

К слову, по статистике, 93% людей не могут найти нужный документ, потому что он неправильно назван или помечен при отправке. Контроль документооборота поможет решить эту проблему, улучшить и ускорить бизнес-процессы, снизить затраты на обработку данных и высвободить время на более важные задачи.

Преобразование и оптимизация повседневной работы

Интеллектуальное сканирование с оптическим распознаванием символов (OCR) дает возможность контролировать рабочие процессы, связанные с использованием большого количества документов. Например, это может быть обработка входящей почты и счетов-фактур.

Оптическое распознавание символов позволяет редактировать оцифрованное содержимое файла, находить его в поиске и применять в машинных процессах.

Документы, которые сканировали и конвертировали с помощью решения OCR:

• Автоматически именуются и помещаются в нужную папку в облачном хранилище или на жестком диске.
• Автоматически направляются сотруднику, команде, бизнес-системе или рабочему процессу. Это позволяет ускорить обработку чувствительных ко времени элементов, таких как счета, накладные и запросы на коммерческие предложение.
• Документы легко интегрируются в существующие системы управления корпоративным контентом (ECM), планирования ресурсов предприятия (ERP) и другие решения.

Оцифровка и автоматизация обработки почты

Этот процесс — один из множества вариантов использования программного обеспечения OCR. Он может существенно повысить эффективность работы компании и обеспечить сотрудникам, работающим удаленно или в командировках, быстрый и легкий доступ к входящим письмам.

Собирать, обрабатывать и распределять всю входящую корреспонденцию по заранее настроенному сценарию помогает интеллектуальное программное обеспечение, например: OCR-система с настроенной «горячей папкой», куда автоматически отправляются сканы писем в форматах jpg, png или pdf.

Входящие бумажные письма

При получении бумажной почты ответственные сотрудники открывают ее, сортируют и запускают процесс сканирования, в ходе которого письма оцифровываются и помещаются в «горячую папку». Система OCR проверяет ее и обрабатывает электронные документы с помощью движка распознавания. В случае необходимости на них автоматически ставится штамп о получении. Далее документы автоматически классифицируются и пересылаются адресатам в виде PDF-файлов по электронной почте. Доступ к ним можно получить на любом устройстве.

Входящие электронные письма

С помощью решений по роботизации можно также автоматизировать процесс пересылки электронной почты. Программа ищет заранее заданные ключевые слова или напоминание о доставке и с помощью распознавания почтового индекса автоматически направляет входящее письмо соответствующему сотруднику, команде или региональному офису. Это лишь один из множества процессов, которые можно поручить программному помощнику.

Практический кейс № 1

Один из крупнейших вузов России инициировал проект по оцифровке проверки архивных договорных документов с контрагентами и автоматизации контроля новых контрактов. Ранее часть документов могли по ошибке попасть в электронный архив без печати и подписи, а это потенциальный риск судебных издержек в случае возникновения спорных ситуаций. Руководство вуза и департамент ИТ приняли решение внедрить автоматическую систему по идентификации ключевых атрибутов.

К проекту в качестве подрядчика подключилась компании Konica Minolta, владеющая серьезной экспертизой по внедрению решений для распознавания данных. Для решения задачи было внедрено инновационное кросс-платформенное решение, базирующееся на отечественном продукте для роботизации бизнес-процессов и системе оптического распознавания EasySeparate.

Решение позволяет вести полный цикл обработки документов, например: искать неструктурированные данные, сверять скан-копию документа с оригиналом, проверять наличие подписей и печатей с помощью нейросети. Если в документе отсутствуют необходимые атрибуты, система информирует сотрудника о необходимости внести исправления. Если документ корректный — отправляет его в электронный архив.

«Руками» выступает программный робот, который обрабатывает документацию, проводит распознавание текстов и изображений с помощью EasySeparate, перекладывает файлы из папки в папку.

Интеграция робота с технологией OCR обеспечивает высокую точность и скорость процесса распознавания, снижает ошибки при обработке данных. Кросс-платформенное решение значительно упростило работу сотрудников вуза, ответственных за отношения с контрагентами, снизив трудозатраты в 5 раз. По итогам использования системы в течение трех месяцев качество и точность детекции увеличилось до 96%, а риски спорных ситуаций из-за ошибок в документах были сведены к минимуму.

Практический кейс № 2

Управляющей компании крупного российского ритейлера Konica Minolta помогла реализовать проект по автоматической оцифровке входящей первичной документации по поставкам.

У заказчика была внедрена система OCR и настроены шаблоны формализованных документов (УПД, акт, накладная ТОРГ12). Решение также было интегрировано с корпоративной ERP-системой для автоматической передачи данных.

Сейчас бухгалтерия обрабатывает входящие бумажные документы в 5 раз быстрее. Сотруднику достаточно отсканировать документ, после чего он попадает в «горячую папку» и автоматически распознаётся. Извлечённые данные заносятся в карточку в ERP-системе. В случае если возникают сомнения в распознавании, документ проходит этап ручной верификации оператором.

Таким образом, трансформация бизнес-процессов с помощью OCR-решений позволяет избавиться от множества ручных действий и задач, а также от человеческого фактора. Кроме того, перевод документов в электронный формат помогает защитить конфиденциальную информацию. А прозрачность и возможность контроля, присущие цифровым процессам, позволяют создавать электронные архивы, которые легко проверяются и соответствуют требованиям компании.

Источник: Инвест-Форсайт