Разговор об отказе от бумажных документов нужно начинать с денег. Перевод в «цифру» экономит несколько миллионов рублей в месяц только на пересылке писем средней по размеру компании. Каких трат еще можно избежать, знает Дмитрий Махлин (HRlink).

Совет № 1: подготовьте цифры

Говорите о деньгах. Посчитайте, сколько компания тратит на бумажный документооборот. В эту цифру включите: затраты на печать (бумага + краска), пересылку документов, их хранение, время HR-специалистов на распечатку, подписание и отправку бумаг курьерской службой.

Например, переслать пакет документов сотруднику в другой регион в среднем стоит 300-400 руб. Компания со штатом сотрудников в 10 тыс. человек по всей стране только на логистические услуги тратит несколько миллионов рублей в месяц.

Время HR-специалистов тоже стоит перевести в деньги. Если они тратят два часа в день на манипуляции с бумагами, значит, 25% их зарплаты; это расходы на документооборот.

Мы посчитали затраты на ведение кадровых процессов более чем в 40 компаниях и вывели среднюю цифру. Работодатели тратят около 2 тыс. руб. в год на каждого сотрудника. В компании с 1 тыс. сотрудников затраты составляют около 2 млн руб. в год, а если работников 10 тыс., то 20 млн в год.

Сравните полученные цифры со стоимостью системы кадрового электронного документооборота. Готовые сервисы, которые есть на рынке, работают по модели подписки. Средняя стоимость по рынку — 1 тыс. руб. в год за одного сотрудника. В эту сумму, как правило, входит выпуск электронных подписей, внедрение системы и последующая техподдержка.

В итоге, по примерным расчетам, цифровизация кадрового документооборота позволит снизить затраты компании минимум в два раза. Чем крупнее компания и чем больше сотрудников работают в удаленных регионах, тем выгоднее переход на КЭДО.

Совет № 2: обозначьте проблемы

Полный текст на сайте РБК Pro