По данным Skillaz, сегодня 46% российских компаний продолжают внедрять решения для автоматизации HR-процессов. На паузу проекты поставил 21% работодателей. Еще 25% планируют начать комплексную автоматизацию в текущем году. Внедрение подобных решений – один из самых сложных вопросов для компаний в современных реалиях.

О том, какие есть проблемы в этом сегменте, какие требования бизнес предъявляет к HRM-системам и какие процессы нуждаются в автоматизации в первую очередь, рассказывает Мария Григорович, HR-директор компании SL Soft.

Сложности vs возможности

Во-первых, с уходом иностранных вендоров бизнесу приходится менять привычные системы, что влечет дополнительные финансовые и временные затраты. Предложений на рынке много, но выбрать оптимальное подчас бывает непросто.

Во-вторых, массовый переход на удаленный или гибридный формат работы усложнил работу HR-специалистов – как теперь учитывать время сотрудников, нанимать удаленно персонал и адаптировать новичков? Кроме того, автоматизация должна касаться не только внутренних процессов, но и распространяться на коммуникации с потенциальными кандидатами.

В-третьих, на фоне дефицита кадров повысились требования к работе с вовлеченностью, удержанию сотрудников, скорости найма персонала. Выход – использовать data-driven подход: собирать больше данных о команде и, опираясь на них, строить управление уже на другом уровне. Грамотно выстроенная HR-аналитика позволяет видеть в динамике даже малейшие изменения, например, в мотивации сотрудников. Наглядные графики и диаграммы дают возможность выявить те детали, которые можно пропустить в ежедневном потоке задач.

Автоматизировать HR-процессы помогают и системы кадрового электронного документооборота, охватывающие большой пласт типовых задач по управлению человеческими ресурсами, документационному сопровождению и снижающие риск ошибок при работе с кадровыми документами.

Какие процессы можно и нужно сегодня автоматизировать

Кадровый учет, оформление документов, хранение данных о сотрудниках, включая информацию о зарплате, профессиональном развитии и т. д. Соответствующее ПО значительно упрощает и облегчает работу в этом направлении.

Подбор и найм персонала. Автоматизация позволяет вести всю коммуникацию внутри системы, настраивать аналитику и применять data-driven подход.

Оценка эффективности персонала. Если вести этот процесс вручную, то мы получим очень большой массив данных, обработка которых потребует значительных усилий. Такие данные сложно анализировать и принимать на их основе взвешенные управленческие решения. Автоматизация же помогает работать с данными в удобном формате, представлять их в красивой инфографике и закрывать задачи в понятные сроки.

Обучение сотрудников, их профессиональное развитие. Специализированные платформы дают возможность организовывать обучение с использованием различных форматов, позволяют управлять расписанием занятий и контролировать процесс прохождения обучения каждым сотрудником в реальном времени. Кроме того, они помогают оценивать уровень знаний с использованием электронных тестов и определять необходимые курсы для отдельного подразделения или сотрудника, открывают доступ к базе знаний, напоминают о начале занятий и формируют отчеты для руководителей.

Требования бизнеса к комплексным HRM-решениям

Многим компаниям требуется не просто миграция на новую платформу, но и внедрение высоконагруженных сервисов, обеспечивающих качественную бесперебойную работу и удобное взаимодействие пользователя с системой. Фокус внимания сместился с потребностей работодателя в автоматизации процессов на коммуникационную составляющую с сотрудниками.

К примеру, в решения SAP был заложен определенный уровень удобства интерфейса, с платформой было комфортно работать. И теперь пользователи не готовы снижать планку ожиданий от аналогичных российских продуктов. Заказчикам нужен интуитивно понятный интерфейс, возможность менять дизайн и стиль под себя, настраивать рабочее пространство и т. д. По нашему опыту, даже возможность поменять цветовую гамму системы сильно повышает лояльность сотрудников к продукту и работодателю.

Также компании предъявляют высокие требования к функциональности решений. Они ожидают, что HR-система легко адаптируется к организационной структуре, будет работать с заданной скоростью и гибко настраиваться, в том числе с учетом меняющегося законодательства.

Сегодня коммуникация с сотрудниками и кандидатами ведется в разных каналах, в то же время создаются и единые портальные решения – для агрегации всей полезной информации о компании и возможностях, которые она предоставляет. То есть бизнесу нужны комплексные продукты, позволяющие закрыть все задачи по управлению персоналом, не внедряя при этом зоопарк из разнородных систем и сервисов.

Крупные компании используют рекрутмент-системы, автоматизацию подбора, и для них переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот) – логичный и понятный шаг. Большим предприятиям и организациям важна возможность передавать юридически значимые документы в онлайн-формате, без траты времени и финансов на доставку почтой или курьером. Кроме того, это показатель современных бизнес-процессов компании-работодателя, а для потенциальных кандидатов, особенно молодых специалистов,  такие факторы значимы при выборе места работы. Бумажный документооборот многими воспринимается как  архаизм.

На что обращать внимание при выборе решения

Прежде всего, нужно определиться с задачами, автоматизация которых актуальна для компании прямо сейчас. Это позволит сократить перечень потенциальных решений и выбирать их по конкретному направлению. Если запросы у бизнеса специфические и не вписываются в рамки предложений рынка, то лучше заказать индивидуальную разработку или кастомизацию уже готового решения.

Широкопрофильные системы автоматизации стандартных HR-процессов должны быть универсальными для любого бизнеса, простыми и гибкими в настройке.

Набор базовых опций у HR-систем, как правило, схож, отличия есть в технических деталях и стоимости. На что стоит обращать внимание при выборе платформы:

• какие именно рутинные процессы и задачи она охватывает;
• насколько сложно ее внедрять и поддерживать;
• легко ли она встроится в текущий ИТ-ландшафт и интегрируется со сторонними решениями и сервисами;
• насколько большим ресурсом для хранения данных она располагает.

Взаимодействие каждого из нас с компанией происходит разными способами – через руководителя, команду, кадровую службу, при посещении офиса и посредством предоставленной техники, публикаций о бизнесе в медиасреде и участии в конференциях и мероприятиях. HRM-платформы позволяют объединить все эти точки соприкосновения работодателя с сотрудниками, выстроить с ними коммуникацию и прозрачные отношения.

Современной компании важно создавать и поддерживать правильное впечатление о себе у разных аудиторий – поэтому успешные игроки    уделяют пристальное внимание автоматизации процессов, делая их удобными как для соискателей, так и для действующих сотрудников. Внедрение HR-технологий – важный шаг для бизнеса, позволяющий не только повысить эффективность управления персоналом, но и компании в целом.

Источник: HR по-русски