Как Service Desk избавляет бизнес от хаоса
Современные ESM-решения (Enterprise Service Management) помогают не только вести основные направления сервисной службы, но и управлять взаимодействием пользователей с подразделениями, оказывающими самые разные услуги: от ИТ-поддержки внутри компании до работы международной логистической службы.
У систем Service Desk практически безграничные возможности интеграции с CRM, ERP и другими инструментами, а потенциал развития зависит лишь от наличия соответствующих ресурсов.
Меня зовут Константин Курдюмов, я руководитель отдела внедрения и поддержки программных решений компании Konica Minolta Business Solutions Russia, и сегодня расскажу, как Service Desk может помочь упорядочить бизнес-процессы. А также, как правильно выбрать и внедрить систему Service Desk, и стоит ли мигрировать с иностранного ПО, если вы еще этого не сделали.
Прежде всего, давайте разберемся, кому нужны такие системы. Если у вас в компании есть службы, обрабатывающие обращения пользователей и отвечающие на запросы внутренних или внешних клиентов, то вам точно необходима Service Desk. Особенно в тех случаях, когда:
-
первая линия «захлёбывается» в обращениях;
-
сервисные департаменты принимают заявки по электронной почте и телефону, а их исполнение отслеживают вручную. Нет единого реестра обращений;
-
отсутствует контроль качества оказываемых услуг;
-
низкий уровень сервиса для внешних клиентов ведёт к репутационным рискам и прямым убыткам;
- несвоевременное оказание помощи пользователям тормозит бизнес-процессы. Приоритет обработки обращений не учитывается или не управляем.
Этот список можно продолжать еще долго. Что же можно сделать на базе Service Desk:
-
настроить согласование;
-
запустить клиентский портал с каталогом услуг;
-
управлять проектными активностями;
-
автоматизировать комплексные процессы;
-
автоматизировать административные сервисы для сотрудников, например, процедуру приема и увольнения;
- автоматизировать запросы на поставку;
-
вести контроль качества для маркетинговых и мерчендайзинговых служб.
Такие решения успешно применяются в банковской сфере, телекоммуникационной отрасли, страховании, ритейле, медицине, ресторанном бизнесе, в платежных системах и онлайн-сервисах.
Задумались о внедрении в компании Service Desk? Начните с обозначения целевых показателей, проанализируйте и оцените текущее состояние сервисной службы ответив на вопросы:
- Кто, как часто и за какой услугой обращается в поддержку? По каким каналам связи? Чем больше поступает обращений, тем выше требования к их классификации, приоритезации и аналитике.
- Кто и как внутри организации взаимодействует с пользователями или клиентами?
- Как это отражается на бизнесе?
Так вы сможете описать существующие процессы оказания услуг, получите метрики по нагрузке на сотрудников и системы, а также увидите проблемы, требующие особого внимания.
1. Сложность существующих процессов и возможность их модификации.
С увеличением количества услуг меняются и усложняются сопутствующие процессы, появляются новые роли у сотрудников. Поэтому особое внимание стоит уделить корпоративным стандартам.
2. Особенности сферы деятельности.
Одни системы «из коробки» изначально «заточены» под определенную сферу применения и обработку процессов узкопрофильного бизнеса. Другие же – обладают гибкими настройками и легко адаптируются под любую специфику, позволяя пользователям создать свою уникальную архитектуру. Третьи – «подскажут» как быстро и без лишних затрат подстроиться под общепринятые стандарты работы с заявками.
3. Управление запросами сотрудников внутри компании и обработка обращений от внешних клиентов.
Если планируете использовать Service Desk для работы с внешними пользователями, то обратите внимание, насколько дружественный интерфейс у выбранного решения. Если он содержит слишком много элементов или для отправки обращения требуется пройти много ненужных этапов, люди не захотят им пользоваться.
Еще один важный фактор – управление доступом. Такая функциональность позволит настраивать интерфейс по ролям и тем самым гарантировать высокий уровень информационной безопасности.
4. Интеграция, соответствие практикам ITIL, наличие и доступность техподдержки от вендора.
Это тоже критерии, о которых не стоит забывать, если хотите комфортно и без сбоев работать в Service Desk.
В проектирование новой системы должны быть вовлечены как заказчик, так и интегратор. Рассчитать сроки внедрения, определить этапы запуска и составить бюджет поможет детальная проработка технического задания. Сроки окупаемости проекта покажет ROI калькулятор, опираясь на сравнение капитальных затрат с полученной выгодой после устранения проблем.
Не забудьте также заложить достаточно ресурсов в ИТ-инфраструктуре для обеспечения резервного копирования и отказоустойчивости.
Если ваша Service Desk развернута в облачной среде, то ее доступность может в любой момент оказаться под вопросом. Рекомендую как можно скорее сохранить на свои серверы всю значимую информацию: базы данных клиентов и конфигурационных единиц, статистику обращений и описание процессов. Так вы обезопасите себя от потери данных и ускорите в дальнейшем процесс миграции.
Если у вас лицензионные права на продукт, используемый в замкнутом контуре, то замену можно подыскивать без спешки. Главное – принять меры безопасности и воздержаться от изменений в системе. У вас будет время проанализировать доступные на рынке решения, выбрать и протестировать продукт, который закроет максимум бизнес-задач, а затем провести бесшовный переход с учетом запланированных изменений.
На российском рынке представлено много качественных систем и сервисов, в том числе по подписке и в облаке, поэтому, каждый найдет для себя решение по карману и потребностям. Интеграторы и вендоры владеют серьезной экспертизой в автоматизации бизнес-процессов и миграции, и готовы предлагать выгодные условия перехода на свои решения.
А вы используете Service Desk в работе?
Источник: VC.ru
Читайте наш кейс на РБК: как ИТ-компании прокачать бренд работодателя
16 июля 2024Как вырастить штат ИТ-компании в 15 раз за 3 года - рассказываем в совместном кейсе с IT_ONE
Ася Власова – в шоу «Стражи Леса» на радио «ЭХО лОСЕЙ»
10 июля 2024Ася Власова, сооснователь и управляющий партнёр агентства iTrend, приняла участие в шоу “Стражи Леса” на радио "ЭХО лОСЕЙ". Вместе с Еленой Бочеровой из компании "Киберпротект" поговорили о том, как выстраивать PR и коммуникации в ИТ.
Приглашаем на конференцию для директоров по маркетингу и PR-руководителей ИТ-компаний
5 июня 2024На мероприятии встретятся директора по маркетингу и PR-руководители крупных российских ИТ-компаний.
Экс-редактор Comnews присоединился к команде iTrend
30 мая 2024На позицию руководителя проектов коммуникационного агентства iTrend вышел Денис Шишулин – ранее многолетний выпускающий редактор издательской группы ComNews, одного из самых авторитетных ИТ-изданий в России. В iTrend Денис будет отвечать за стратегическое руководство ряда PR-проектов с ИТ-компаниями, оперативное взаимодействие со СМИ, координацию работы команд, а также за качество проектов, которыми руководит в агентстве.
iTrend — в числе топ-агентств России по версии «Рейтинга Рунета»
28 мая 2024Опубликованы итоги ранкинга коммуникационных агентств от «Рейтинга Рунета–2024». iTrend занял лидирующие места в ключевых для агентства срезах — PR в ИТ-отрасли, SMM в ИТ-отрасли, PR и SMM на аудиторию b2b enterprise, PR-аналитика, PR первых лиц и др.