Компания Konica Minolta Business Solutions Russia предлагает бизнесу и госсектору облачные решения, решения для совместной работы в удалённом формате, интеллектуального видеонаблюдения для управления рабочими процессами, автоматизации и другие. Как и почему компания перешла на КЭДО, каких результатов смогла добиться, на что стоит обратить внимание в подобных проектах, рассказывает наш HR-директор Татьяна Лунина.

Безусловное благо КЭДО

В том, что электронный документооборот — удобное, практичное и недорогое решение, многие компании сегодня убеждаются на собственном опыте. Правда, пока в большинстве случаев это касается обмена документами с контрагентами и контролирующими органами. А вот внутреннее делопроизводство по-прежнему ведется на бумаге.

Этот длительный процесс в некоторых случаях осложняется территориально-распределенной структурой компаний. Особенно остро недостатки традиционного формата ощущаются в кадровом делопроизводстве. HR-специалисты имеют дело с документами строгой отчетности, которые должны быть оформлены, подписаны и завизированы в четком соответствии с правилами, и, к тому же, содержат персональные данные сотрудников.

Перевод кадрового делопроизводства в цифру, внедрение систем кадрового электронного документооборота для них — настоящее спасение.

Причины перехода

Кадровый документооборот раньше у нас велся «как у всех», на бумаге. На решение перевести его в электронный формат повлияло не только желание сократить сроки обмена документами с сотрудниками, но и то, что мы сами специализируемся на внедрении различных информационных систем и сервисов, прекрасно понимаем выгоду, которую они дают и с точки зрения экономики, и с точки зрения появления новых бизнес-возможностей. Мы не стремились внедрить «цифру ради цифры». Именно экономика и развитие бизнеса были ключевыми факторами принятия решения о переходе на КЭДО, а также появившиеся возможности в связи с изменениями в трудовом законодательстве. Закон об электронном документообороте в трудовых отношениях

У нашей компании в России три офиса и несколько региональных представителей. Москвичи, петербуржцы и сотрудники офиса в Ростове-на-Дону работают в гибридном режиме, региональные представители в других городах трудятся полностью удаленно. Между тем, все они должны постоянно взаимодействовать с кадровой службой: подавать и подписывать различные документы, получать справки.

Полный текст: "Бизнес-секреты"