С 1 сентября 2023 года сотрудники, подписывающие документы от имени работодателя, должны использовать машиночитаемую доверенность. Недавно принятое исключение затрагивает тех, у кого есть действующая УКЭП, — ею можно подписывать документы без МЧД до окончания срока действия или до 31 августа 2024 года. Рассказываем, как подготовиться к работе по новым правилам и какие риски несет работодатель за их нарушение.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) в сфере кадрового электронного документооборота (КЭДО) — это электронная доверенность, которая передает представителю работодателя права и полномочия на выполнение определенных действий. Ее использование становится обязательным.

Суть последних изменений

В начале августа внесены поправки в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Они отразятся и на правилах ведения кадрового электронного документооборота.

Сейчас кадровые документы могут подписывать сотрудники, имеющие квалифицированный сертификат юридических лиц (УКЭП). С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлица — будет выдаваться только сертификат физлица.

Однако закон разрешил использовать действующие УКЭП юрлица без МЧД до окончания их срока, но только до 31 августа 2024 года. Далее всем организациям без исключения придется перейти на использование ЭП физлица и МЧД.

Кого касается

Введение обязательного МЧД напрямую затрагивает все компании, использующие КЭДО. В большинстве из них электронные документы подписывает не только руководитель (именно он чаще всего выполняет функции работодателя, хотя бывают и другие варианты).

Например, если у сотрудника — представителя работодателя УКЭП действует до конца 2023 года, то до этого времени он сможет подписывать кадровые документы по-старому, без МЧД. Однако к моменту окончания срока действия текущей УКЭП он должен получить новую подпись физлица и оформить МЧД.

Если после 1 сентября 2023 года на работу выйдет новый сотрудник, который, в том числе будет подписывать кадровые документы, ему сразу придется действовать по обновленным правилам. Именно поэтому важно, чтобы сервис КЭДО был готов поддерживать новые сценария подписания документов с использованием МЧД.

Понять, соответствует ли программное решение требованиям закона, достаточно сложно, потому что классификатора полномочий для КЭДО не существует. Эти полномочия поставщики сервисов формируют самостоятельно.

Поэтому нужно попросить разработчика объяснить, как именно полномочия и права в системе КЭДО будут соотноситься с тем, что выпущено в машиночитаемой доверенности. А также убедиться, что сама МЧД выпущена в соответствии с требованиями законодательства.

Риски

Неисполнение требований закона или небрежное отношение к новым правилам можно сравнить с бомбой замедленного действия. В случае некорректно выпущенной машиночитаемой доверенности все документы, подписанные с ее использованием, окажутся нелегитимными, то есть не будут иметь юридической силы.

Самое опасное в этой ситуации то, что работодатель узнает о проблеме только в ходе трудового спора. Компания может пользоваться сервисом долгое время без нареканий и проблем. Однако в случае возникновения первого серьезного прецедента, который будет разбираться на уровне профессиональных юристов, может выясниться, что работодатель нарушил требования по оформлению документов и вынужден из-за этого принять неприятные для него последствия.

Их придется заново подписывать иначе они все могут быть оспорены или не приняты трудовой инспекцией.

Как оформить МЧД

Машиночитаемую доверенность можно сформировать не только в некоторых системах КЭДО, но и с помощью внешних сервисов. Из-за того, что ее формат носил рекомендательный характер, разные сервисы выпускают МЧД с некоторыми отличиями.

В результате существует риск невозможности импортировать ранее созданную машиночитаемую доверенность с внешнего сервиса в систему КЭДО или выпустить некорректную версию.

На этом этапе крайне важно убедиться, что в машиночитаемой доверенности отраженывсе полномочия и права, переданные представителю работодателя. А также стоит проверить, что полномочия, обозначенные в МЧД, согласовываются с теми ролями и правами, которые реализованы в самом сервисе КЭДО.

Как выбрать поставщика

Многие даже крупные поставщики системных решений для кадрового электронного документооборота на сегодняшний день не готовы к нововведениям, связанным с МЧД. Некоторые из них официально в своих презентациях и пресс-релизах назвали датой реализации новых требований к машиночитаемой доверенности 4 квартал 2023 года или 1 квартал 2024 года.

Добавить в сервис КЭДО функциональность МЧД — непростая задача. Например, нам на разработку этой функциональности потребовалось 4 месяца и выделенная команда дорогостоящих разработчиков.

Более того, нет практики применения машиночитаемой доверенности в сфере кадрового электронного документооборота. Есть отрасли и организации, например ФНС или Казначейство, которые значительно продвинулись в применении машиночитаемой доверенности.

В результате каждая компания поставщик ИТ-решений сама определяет как реализовать те или иные требования в системе. Иногда это делается избыточно и сложно, так что пользоваться системой становится почти невозможно.

Компаниям, использующим КЭДО, или планирующим перейти на цифровые документы, важно уже сейчас подготовиться к выполнению новых правил — в случае их нарушения отвечать перед контролирующими органами придется именно им.

Источник: Клерк