Разбираемся, как донести ценность кадрового электронного документооборота до руководства так, чтобы его внедрение не откладывалось в долгий ящик.

Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

Сегодня сервисы кадрового электронного документооборота (КЭДО) использует множество компаний, сотрудники которых работают удаленно и находятся в разных уголках планеты. Бумажный документооборот в таких случаях неудобен и обходится в разы дороже.

Но даже если сотрудники работают в офисе, КЭДО позволяет не отвлекаться на организационные моменты в неподходящий момент, а подписывать документы тогда, когда это удобно. Отказ от бумаги — это экономия времени специалистов отдела кадров и каждого сотрудника компании, а также сокращение затрат на кадровое делопроизводство.

Мы подготовил гайд, на который можно опираться при разговоре с руководителем компании, если вы — тот человек, который заинтересован во внедрении электронного документооборота.

Шаг 1. Покажите финансовую выгоду

Главный аргумент в защиту КЭДО при разговоре с генеральным директором — финансовая выгода. Обычно сложность заключается в том, что проект требует инвестиций на старте. Поэтому стоит сосредоточиться на том, чтобы доказать: вложения не превышают расходов на бумажный документооборот, а окупаются достаточно быстро.

В первую очередь следует рассчитать стоимость внедрения КЭДО для вашей компании и сравнить с затратами на бумажный документооборот. Сервис кадрового ЭДО подключают по подписке. В среднем по рынку она стоит 1 тыс. рублей в год на одного сотрудника, включая выпуск электронных подписей, внедрение системы и техподдержку. Это значит, что расходы фиксированные и предсказуемые. В случае с бумажным документооборотом прогнозировать затраты сложнее: они варьируются в зависимости от времени года и могут сильно вырасти в период сдачи отчетов. Кроме этого, случаются и форс-мажорные ситуации: можно вспомнить начало 2022 года, когда стоимость бумаги выросла в 6 раз.

Для того чтобы посчитать расходы компании на бумажный документооборот, нужно знать:

• сколько всего сотрудников в компании и специалистов отдела кадрового делопроизводства;
• параметры кадрового учета: сколько документов год подписывают сотрудники, среднее число листов в документе, процент текучки, количество рабочих минут в месяце, размер средней зарплаты сотрудников с учетом НДФЛ и налогов;
• текущие затраты на бумагу (с учетом стоимости самой бумаги, печати, хранения и курьерской доставки).

Проще всего воспользоваться калькулятором, который предоставляют участники рынка КЭДО.

Для наглядности рекомендую составить таблицу, в которой будет отражена текущая финансовая ситуация с бумажным документооборотом, и в ней же — для сравнения — прописать стоимость внедрения КЭДО. Мы сделали свои расчеты для компаний с разным количеством сотрудников, у нас получились такие усредненные цифры:

Полный текст на HR по-русски