Сегодня сервисы кадрового электронного документооборота (КЭДО) использует множество компаний, сотрудники которых работают удаленно и находятся в разных уголках планеты. Бумажный документооборот в таких случаях неудобен и обходится в разы дороже.

Но даже если сотрудники работают в офисе, КЭДО позволяет не отвлекаться на организационные моменты в неподходящий момент, а подписывать документы тогда, когда это удобно. Отказ от бумаги — это экономия времени специалистов отдела кадров и каждого сотрудника компании, а также сокращение затрат на кадровое делопроизводство.

Мы подготовил гайд, на который можно опираться при разговоре с руководителем компании, если вы — тот человек, который заинтересован во внедрении электронного документооборота.

Шаг 1. Покажите финансовую выгоду

Главный аргумент в защиту КЭДО при разговоре с генеральным директором — финансовая выгода. Обычно сложность заключается в том, что проект требует инвестиций на старте. Поэтому стоит сосредоточиться на том, чтобы доказать: вложения не превышают расходов на бумажный документооборот, а окупаются достаточно быстро.

В первую очередь следует рассчитать стоимость внедрения КЭДО для вашей компании и сравнить с затратами на бумажный документооборот. Сервис кадрового ЭДО подключают по подписке. В среднем по рынку она стоит 1 тыс. рублей в год на одного сотрудника, включая выпуск электронных подписей, внедрение системы и техподдержку. Это значит, что расходы фиксированные и предсказуемые. В случае с бумажным документооборотом прогнозировать затраты сложнее: они варьируются в зависимости от времени года и могут сильно вырасти в период сдачи отчетов. Кроме этого, случаются и форс-мажорные ситуации: можно вспомнить начало 2022 года, когда стоимость бумаги выросла в 6 раз.

Для того чтобы посчитать расходы компании на бумажный документооборот, нужно знать:

• сколько всего сотрудников в компании и специалистов отдела кадрового делопроизводства;
• параметры кадрового учета: сколько документов год подписывают сотрудники, среднее число листов в документе, процент текучки, количество рабочих минут в месяце, размер средней зарплаты сотрудников с учетом НДФЛ и налогов;
• текущие затраты на бумагу (с учетом стоимости самой бумаги, печати, хранения и курьерской доставки).

Проще всего воспользоваться калькулятором, который предоставляют участники рынка КЭДО.

Для наглядности рекомендую составить таблицу, в которой будет отражена текущая финансовая ситуация с бумажным документооборотом, и в ней же — для сравнения — прописать стоимость внедрения КЭДО. Мы сделали свои расчеты для компаний с разным количеством сотрудников, у нас получились такие усредненные цифры:

Шаг 2. Переведите время и риски в деньги

Следующий аргумент, который может подтолкнуть генерального директора к внедрению КЭДО, — освобождение времени персонала для решения более важных задач. В компаниях, которые ведут бумажный документооборот, сотрудникам приходится тратить время впустую. Например, сходить в отдел кадров или забрать заказное письмо на почте.

При электронном документообороте ознакомление и подписание документов происходит быстро и практически не отрывает людей от работы. За счет этого их производительность повышается, а процесс становится простым и понятным.

Время на решение более важных задач освободится и у сотрудников отдела кадров, которые при бумажном документообороте тратят большую его часть на рутинную работу. Им приходится печатать документы, собирать подписи, организовывать рассылку по множеству адресов.

В продвинутом сервисе кадрового ЭДО есть полезные инструменты, которые делают работу кадровиков проще и эффективнее. А, значит, компании не нужно содержать большой штат отдела КДП. Среди таких функций:

• уведомления о необходимости подписать документ — в наиболее удобный для сотрудника канал связи;
• быстрый поиск документов в архиве с помощью фильтров;
• автоматизация маршрутов подписания документов — в зависимости от принятого в компании процесса;
• модуль приема, который позволяет оформить сотрудника за один день;
• возможность массово выгружать документы из «1С» и отправлять их на подпись.

Кроме того, автоматизация документооборота позволяет сэкономить такой ценный ресурс, как время руководителя. С помощью КЭДО генеральный директор может в несколько кликов подписать сразу большое количество документов в любое удобное время.

Стоит привести еще один важный аргумент — снижение зависимости от человеческого фактора. В его поддержку можно привести риск получения штрафа в размере 100 тыс. рублей за каждое нарушение, допущенное из-за нерасторопности кадровика или саботажа сотрудников. В системе КЭДО проще отслеживать соблюдение требований к ведению кадрового учета.

Шаг 3. Объясните, как КЭДО поможет в достижении целей компании

Грамотное предложение о внедрении какого-либо процесса в работу компании должно отвечать планам и целям бизнеса. Поэтому:

1. Проанализируйте и зафиксируйте имеющиеся на сегодняшний день цели компании.
2. Опишите, как КЭДО поможет достижению каждой из них.
3. Проанализируйте и подчеркните риски недостижения целей без внедрения электронного документооборота.
4. Зафиксируйте личную выгоду для гендиректора (экономия времени, контроль процессов онлайн, доступ ко всем документам).

Например, сейчас во многих компаниях стоит цель привлечь талантливых ИТ-специалистов. Из-за их дефицита работодателям приходится конкурировать и уделять больше времени продвижению своего бренда.

Внедрение КЭДО станет несомненным преимуществом: автоматизация процессов и отсутствие бюрократии — признаки современной компании. Это не только привлечет новых специалистов, но и покажет текущим сотрудникам, что работодатель бережно относится к их времени и следит за трендами.

Шаг 4. Приведите в пример опыт других компаний

Самый наглядный аргумент в поддержку внедрения КЭДО — опыт партнеров и конкурентов, которые уже пользуются электронным документооборотом. Поэтому рекомендую:

1. С помощью опросов и информации из открытых источников провести исследование компаний, которые уже внедрили КЭДО, и выбрать наиболее интересные кейсы.
2. Найти примеры достижения целей, которые релевантны целям вашей компании.
3. Спрогнозировать реалистичный сценарий того, что будет, если компания не внедрит электронный документооборот в HR — какие возможности упустит и сколько денег потеряет.

Итак, чтобы предложение о внедрении КЭДО заинтересовало руководство, нужно провести исследование внутренних процессов в компании, сделать несложные расчеты финансовой эффективности и найти вдохновляющие кейсы на рынке.

Автор: Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink

Источник: HR по-русски