Компания «ВкусВилл» оцифровывает кадровый документооборот с помощью платформы HRlink. Это позволит быстро растущему ритейлеру снизить затраты на расширение HR-департамента в 2 раза.

«ВкусВилл» — российская сеть супермаркетов и собственная торговая марка продуктов здорового питания. В 56 городах России работает 1350 магазинов сети, число сотрудников превышает 20 тыс. человек. Компания открыла уже 62 даркстора — мини-склада, где собираются онлайн-заказы, а также развивает направление доставки продуктов. При низком для ритейла уровне текучести кадров в 4-5% «ВкусВилл» ежемесячно нанимает около 1500 новых сотрудников.

Стремительный рост бизнеса увеличил нагрузку на HR-департамент компании, специалисты которого тратили значительную часть времени на подписание и пересылку бумажных документов и удаленное взаимодействие с сотрудниками из разных регионов страны. На оформление каждого из них уходило в среднем около 3-4 человеко-часов. Чтобы снизить нагрузку на кадровую службу и сделать взаимодействие с ней более удобным для всех сотрудников сети, компания решила автоматизировать HR. «ВкусВилл» стала участником эксперимента Минтруда по переходу на кадровый электронный документооборот.

В качестве партнера компания выбрала сервис HRlink — первую в России систему безбумажного HR. На платформе HRlink доступны более 200 типов документов, позволяющих ускорить найм новых сотрудников, кадровые переводы, оформление отпусков, заказ справок и другие стандартные HR-операции.

Платформа HRlink позволяет подписывать документы удаленно с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Для быстрой и удобной авторизации можно использовать учетную запись Госуслуг ЕСИА. Такое электронное хранилище позволяет не только структурировать и оперативно просматривать свои документы, но и сводит к нулю риск их потери.

В результате проекта заметно снизилась нагрузка на HR-специалистов «ВкусВилл». Например, срок оформления нового регионального сотрудника уменьшился с трех дней, необходимых для обмена бумажными документами, до 30 минут. Документы приходят по электронной почте, HR-менеджер вносит данные в «1С:ЗУП» и через HRlink отправляет ссылку на подписание.

«Быстрое развитие компании требует постоянного расширения HR-департамента. Использование платформы HRlink позволило нам снизить необходимость в наращивании штата кадровой службы в 2 раза. Безбумажный документооборот помог разгрузить сотрудников, уменьшив объем рутинных операций, связанных с подписанием и отправкой бумажных версий, — говорит Ольга Овчинская, руководитель отдела кадров АО «Вкусвилл». — Команда HRlink помогла нам в сжатые сроки перейти на кадровый электронный документооборот. Кроме удобства самого сервиса хочу отметить быструю техподдержку и возможность интеграции с нашей кадровой системой».  

В рамках проекта команда HRlink разработала необходимую документацию (мотивационные материалы и инструкции, локальные нормативные акты, дополнительные соглашения, приказ и заявление от сотрудников), провела обучающие вебинары. Благодаря этому процесс перехода занял всего 1,5 месяца. Сейчас решение масштабируется на другие регионы присутствия торговой сети.

«”ВкусВилл” — быстрорастущая, технологичная и открытая инновациям компания. Она закладывает стандарты HR в отрасли, заботясь об удобстве и безопасности сотрудников, внедряя современные ИТ-решения для ускорения рутинных процессов. Мы рады, что HRlink стал одним из сервисов, который поможет бизнесу компании продолжить рост, сохранив необходимую гибкость», — комментирует Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.

Справка
HRlink — первая система в России, которая позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.