29 декабря 2021

Автоматизация кадрового электронного документооборота: когда, зачем и как?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) появился относительно недавно, но с каждым днем становится все популярнее. Рассмотрим ключевые вопросы, подходы и весомые преимущества перехода на такой формат.

Законодательная база

В связи с развитием процессов информатизации российскими законодателями был предпринят ряд шагов, направленных на цифровизацию трудовых отношений. Так появились электронные форматы уже привычных нам документов: больничных листов, трудовых книжек и др.

Бизнес тоже не стоит на месте. Некоторые проактивные компании инициировали, а кто-то уже успел ввести в эксплуатацию проекты КЭДО, делая акцент на личных кабинетах сотрудников, интегрированных с учетными системами или корпоративным порталом. Однако все эти нововведения упирались в отсутствие достаточной правовой базы, что приводило к дублированию документов в привычном бумажном виде.

Все изменилось в ноябре 2021 года, когда Президент РФ подписал Федеральный закон о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, который закрепил переход на КЭДО. Теперь работодатели и сотрудники компаний могут смело переходить на безбумажное документальное сопровождение трудовых отношений.

Что для этого нужно предпринять?

Прежде всего работодатель должен принять решение о переходе на КЭДО и утвердить порядок его ведения в организации. Затем следует ознакомить с принятым решением сотрудников своей компании одним из следующих способов: либо внести изменения в коллективный договор или другой локальный нормативный акт и ознакомить с ним каждого под роспись, либо внести изменения в трудовые договоры для текущих и новых сотрудников. Подойдет также вариант с оформлением отдельного документа на присоединение к КЭДО.

Далее необходимо выбрать и внедрить систему КЭДО, подключив к ней всех сотрудников.

На финальном этапе требуется обеспечить возможность подписания документов электронно-цифровой подписью (ЭЦП) как со стороны работодателя, так и работника. При этом последний вправе использовать самостоятельно полученную ЭЦП.

Преимущества КЭДО

Для работодателей наиболее очевидные плюсы: повышение технологичности и уровня автоматизации бизнеса, сокращение затрат на обслуживающий персонал, канцелярию и рабочие площади. КЭДО также обеспечивает прозрачность и легкодоступность кадровой информации в связке с системой кадрового учета. За счет этого происходит снижение роли человеческого фактора и вероятности ошибок при подготовке и подписании документов, возрастает скорость оформления и подписания, что особенно актуально для территориально распределенных компаний и фирм с большим количеством удаленных сотрудников.

В свою очередь, для сотрудников переход на КЭДО обеспечивает повышение мобильности, высвобождает дополнительное время. Системы электронного кадрового документооборота делают возможным оперативный доступ к документам, в том числе с возможностью их корректировки. Это снижает частоту или полностью снимает необходимость обращений в бухгалтерию и отдел кадров.

Кроме того, цифровой функционал КЭДО позволяет автоматизировать напоминания по событиям (например, приближающемся отпуске) и является оптимальным форматом оформления трудоустройства для сотрудников на удаленных моделях найма.

Это лишь наиболее очевидные плюсы, на практике каждая компания найдет и другие. А вот минусов практически нет – если не считать временных затрат на внедрение системы.

Варианты запуска КЭДО

В наше время трудно представить компанию, не имеющую системы кадрового учета и расчета заработной платы. Сегодня это развивающийся рынок, где можно выбрать решение под цели, бюджет и профиль компании. Функционал может различаться, но базовые инструменты сохраняются.

Вариант 1

Один из наиболее логичных шагов – внедрение системы КЭДО на базе существующей корпоративной учетной системы как отдельного модуля. Не все вендоры имеют соответствующие модули в своих решениях, однако это дает существенное конкурентное преимущество и экономит значительное количество времени.

Такой подход также избавляет от необходимости приобретения дополнительного ПО с последующим сложным проектом по его интеграции в сложившийся ИТ-ландшафт компании. Кадровые сотрудники продолжают работать в единой привычной системе, при этом происходит бесшовное дополнение функционала, обеспечиваются простота и понятность внедрения, а также дальнейшей поддержки.

И, несмотря на то, что может потребоваться время на доработку и адаптацию процессов в кабинете самообслуживания сотрудников нового модуля, заказчик может распределить данную работу по времени, быстро запустив систему с базовым функционалом, а затем добавляя новые возможности в процесс эксплуатации. Кроме того, могут потребоваться настройка подсистемы ЭЦП и привязка нового модуля к документообороту (опционально).

Из минусов: не каждый работодатель готов дать доступ всем сотрудникам компании в основную систему кадрового учета и расчета зарплаты.

Вариант 2

Интеграция отдельного сервиса «Кабинет сотрудника» (например, в формате мобильного приложения) и ИТ-решения для расчета зарплаты и управления персоналом на предприятии. При таком варианте запуска КЭДО очевидными плюсами будут сильные стороны самого формата мобильного приложения: это удобно в использовании, решение надолго закроет потребности компании в функционале КЭДО. В этом случае будут также небольшая стоимость владения, масштабируемость и разнесение активности между отдельным кабинетом сотрудника и основной программой кадрового учета.

Из слабых мест: ограниченные возможности по доработке приложения силами специалистов компании-работодателя. Если нужен новый процесс или документ, которого нет в кабинете сотрудника, придется ждать, пока разработчик приложения выпустит обновление либо предоставит возможность кастомизации мобильного приложения.

Вариант 3

Внедрение системы КЭДО в связке системы по управлению персоналом с системой электронного документооборота компании. «За» такой подход говорят удобство и наглядность в реализации кадровых процессов, он требует минимум доработок в реализации любого количества процессов (многое решается настройками и бесшовной интеграцией между системами). Наконец, обеспечивается использование документооборота не только как процессной системы, но и как системы электронного архива хранения документов, что очень актуально для крупного и территориально распределенного бизнеса.

Из очевидных минусов: далеко не у всех компаний на настоящий момент внедрена система электронного документооборота, что требует дополнительных инвестиций и времени. Такие внедрения могут быть трудоемкими, поскольку процессы документооборота необходимо настраивать с нуля.

Вариант 4

Не можем не отметить вариант запуска системы КЭДО через портал «Работа в России». По всей видимости, через какое-то время этот путь может стать основным для многих компаний за счет поддержки на государственном уровне, минимальных затрат на внедрение и поддержку, а также потенциальной интеграции сотрудников с порталом через «Госуслуги».

В настоящий момент реализуется пилотный проект, и только в следующем году можно надеяться на его запуск в полноценную промышленную эксплуатацию. Пока функциональность портала ограниченна и не может быть доработана силами специалистов компаний-работодателей.

Заключение и выводы

Какие варианты использовать для перехода на кадровый электронный документооборот, каждый работодатель решает сам. На сегодняшний день принципиальный момент в том, что HR-департаментам по всей стране дан зеленый свет для отказа от бумажных документов. Не за горами время, когда абсолютно все процессы управления персоналом перейдут в электронную среду.

Мы вправе надеяться, что законодательная база по КЭДО будет только развиваться и этот формат станет удобным, своевременным и экологичным решением не только для удаленных, но и для всех сотрудников компании, которым не нужно регулярно посещать место работы.

Сегодня на рынке можно найти решения для организации КЭДО, которые вне зависимости от выбранного способа автоматизации можно интегрировать с различными корпоративными ИТ-системами, что обеспечит прозрачность хождения документов и повысит уровень цифровизации бизнеса.

Источник: IT World

iTrend: освоить маркировку интернет-рекламы можно только на собственном опыте

25 марта 2024

В феврале 2024 года в Москве прошла Конференция «Digital-коммуникации России». Организатор мероприятия – Ассоциация директоров по коммуникациям и корпоративным медиа России (АКМР). Эксперты конференции обсудили острые вопросы рынка digital, в том числе маркировку интернет-рекламы. Об опыте коммуникационного агентства в рамках перехода на работу по новым правилам рассказала Екатерина Саранцева, директор по развитию iTrend.

 

Медиалогия: iTrend – в ТОП-4 коммуникационных агентств по медиаиндексу за январь 2024 года

20 марта 2024

Коммуникационное агентство iTrend вошло в пятерку агентств, получивших наиболее высокий медиаиндекс по данным рейтинга «Медиалогии» за январь 2024 года. Компания заняла четвёртую строчку ранкинга, набрав 433,2 пункта МИ. Медиаактивность участников рынка оценивалась на основе анализа базы российских СМИ, включающей в себя более 88 тыс. источников — ТВ, радио, газеты, журналы, информационные агентства и Интернет-СМИ.

 

iTrend: интерес деловых СМИ к ИТ вырос в 6 раз за последние пять лет

20 марта 2024

Эксперты коммуникационного агентства iTrend провели исследование, в рамках которого проанализировали, как менялся медиаландшафт в ИТ-индустрии в последние пять лет. В компании сравнили количество упоминаний крупнейших российских разработчиков и системных интеграторов в деловых СМИ и пришли к выводу, что об ИТ-компаниях стали писать в 6 раз чаще.

 

Как строить личный бренд в 2024 году? Запись вебинара iTrend и РБК Компании

12 марта 2024

27 февраля 2024 года коммуникационное агентство iTrend и сервис РБК Компании провели вебинар «Новая искренность 2.0. Почему личный бренд — это тренд 2024?».

 

Проект «Облакотеки» и iTrend номинирован на премию «ЦОДы.РФ» в номинации «Креатив года»

12 марта 2024

Telegram-канал КучевыеАйТи, проект разработчика облачных сервисов «Облакотека» и коммуникационного агентства iTrend, номинирован на национальную премию «ЦОДы.РФ».

 
Все новости iTrend