Какую пользу извлекли российские компании, оцифровав процессы кадрового документооборота? Успешные результаты внедрения облачных HR-сервисов.

С момента принятия 377-ФЗ многие компаний перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО), остальные изучают эту возможность. Посмотрим, зачем предприятия из разных отраслей оцифровывают кадровое делопроизводство.

1. «СберМаркет»: сократили время на обмен документами

Федеральный онлайн-сервис доставки продуктов и товаров для дома динамично растет, что требует постоянного расширения штата. На момент реализации проекта по переходу на КЭДО в компании работало более 3 тыс. сотрудников, 70% из которых трудились удаленно или в гибридном режиме.

Обмен документами с дистанционными сотрудниками отнимал слишком много времени HR-специалистов, а процесс подписания мог затянуться на несколько дней. После внедрения КЭДО сотрудники компании могут удаленно подписывать свыше 200 видов кадровых документов. В итоге процессы ускорились, отпала необходимость в постоянном использовании курьерской доставки, сократилось число ошибок в документах.

2. «Вкусвилл»: снизили расходы на расширение HR-департамента в 2 раза

В этой сети супермаркетов низкий уровень текучести кадров: 4-5%, при этом высокая потребность в найме новых сотрудников – компания нанимала около 1,5 тыс. человек в месяц. Чтобы оформить каждого из них, нужно потратить в среднем 3-4 человеко-часа. Больше всего времени уходило на подписание и организацию курьерской доставки бумажных документов, а также дистанционное взаимодействие с персоналом из различных регионов.

Компании нужно было снизить нагрузку на кадровую службу, а также упростить решение HR-вопросов для всех сотрудников сети. Решением проблемы стала автоматизация кадрового делопроизводства. Переход на КЭДО удалось осуществить за 1,5 месяца. Благодаря новому процессу оформление нового регионального сотрудника стало занимать не три дня, а меньше получаса. В итоге компания снизила необходимость в увеличении штата отдела кадров в 2 раза при сохранении высоких темпов роста.

3. Selectel: ускорили подписание массовых документов

Это провайдер IT-инфраструктуры, где количество сотрудников росло, при этом 40% из них посещали офис время от времени, а около 10% работали полностью удаленно. Чтобы не тратить время сотрудников на посещение отдела кадров для подписания документов, решили оцифровать этот процесс. На первом этапе проекта в электронный вид перевели приказы и ознакомления с графиком отпусков. Протестировав новый процесс, расширили перечень цифровых документов. В итоге более 700 сотрудников компании использует сервис КЭДО для удаленного подписания большинства кадровых документов.

Результатом реализации проекта стало ускорение процесса подписания массовых документов. Например, ознакомление сотрудников с графиком отпусков теперь происходит в течение одного дня. Раньше специалистам отдела кадров приходилось приглашать сотрудников на подписание, ждать их визита и контролировать подписание каждым из них.

4. Grow Food: увеличили найм в регионах

Это сервис доставки здорового питания. С одной стороны, расширялась география бизнеса, с другой – большая часть команды работала полностью удаленно либо в гибридном режиме. Объемы кадрового документооборота росли, как и нагрузка на кадровую службу. На курьерскую доставку документов кадрового учета компания тратила около 7,5 тыс. рублей в год на человека. 

Полный текст на сайте E-xecutive.ru