6 августа 2021

Облачное ПО: как выбрать нужное решение

Массовый переход на удалёнку и организация гибридных офисов вызвали спрос на облачные услуги. В 2020 году российский облачный рынок вырос до 90,6 миллиарда рублей. Это на 24% больше, чем в 2019-м. 60% спроса приходится на услуги SaaS (программное обеспечение как сервис).

У компаний становятся востребованными CRM-системы, решения для совместной работы, управления проектами. Их удобно получать в облаке. Но приобретение подписки может стать непростой задачей и не оправдать ожидания. Чтобы минимизировать риски, связанные с оформлением подписки на облачное ПО, стоит придерживаться ряда правил.

Возможные ошибки при выборе облачного ПО

Первая ошибка — ориентация при выборе решения на рекламу и кажущееся соответствие возможностей продукта потребностям компании. Потенциальный клиент делает покупку на сайте вендора и выбирает тарифный план, ориентируясь на собственные представления, а не на потребности компании. Основой такого выбора становится картинка, которая складывается у специалиста.

Вторая ошибка — выбор самого дорогого тарифного плана, включающего включающего больше функций.Часто это объясняют тем, что в тарифе наверняка заложены все необходимые возможности. И промахнуться будет невозможно. Заказчика не беспокоит переплата, но через полгода оказывается, что 50% функций, доступных в рамках тарифа, остаются невостребованными.

Третья ошибка — облачное ПО не подходит для компании. Например предприятию нужно решение, нацеленное на обеспечение взаимодействия с заказчиками или подрядчиками. А сервис ориентирован на использование во внутренних коммуникациях. Для того, чтобы перенастроить решение, приходится вносить в изменения за дополнительную плату или подключать более дорогой.

Избежать этих ошибок можно выполняя несколько несложных правил.

Всегда начинайте с пробной версии облачного ПО

Прежде чем оформить подписку на облачное решение, возьмите пробную версию. Для этого достаточно зайти на сайт вендора или его партнёра в России и, если доступа к «триалу» нет в открытом доступе, запросить его у менеджера. Такая версия полнофункциональна, действует в течение двух недель или месяца и позволяет получить исчерпывающее представление о возможностях сервиса. Так же можно проверить и альтернативы.

Вовлекайте в тестирование облачного ПО нескольких сотрудников

Нельзя отдавать выбор на откуп одному человеку. Ведь работать с решением предстоит если не всем, то большинству сотрудников. Поэтому важно получить отзывы от двух-трёх других пользователей, которые познакомятся с сервисом, его возможностями, удобством, уровнем доступности.

Кроме того, когда облачное ПО потребуется масштабировать на всех пользователей у компании уже будет команда, которая понимает особенности сервиса и знает, как им пользоваться.

Оптимальным решение — привлечь для тестирования сотрудников разных отделов/департаментов, которые взаимодействуют друг с другом в рамках бизнес-процессов. Это позволит проверить ПО в боевых условиях и смоделировать переход на него всей компании. А если среди «тестировщиков» будет один из руководителей отделов, то это станет примером.

Создайте площадку для обмена мнениями

Мнения участников «пилотной» группы обязательно нужно аккумулировать. И здесь интересны не только расширенные мнения, но и эмоции, мгновенные переживания. Даже замечания по поводу интерфейса и прочие мелочи. Важной может оказаться любая деталь. Создайте общий чат , и пусть мнения видят все участники тестирования. Не лишним будут и периодические встречи.

В нашей практике случалось, что такое обсуждение помогало компании понять, что ей нужно решение с иной функциональностью. Например, не просто корпоративный мессенджер, а средство совместной работы с возможностью обмена документами. В результате компании даже пересматривали первоначальные планы и выбирали решения с иными возможностями.

Выбирайте для сотрудников разные подписки

После сбора откликов станет понятно, насколько решение удовлетворяет потребностям компании и ожиданиям сотрудников. Это позволит определиться с составом тарифных планов для разных сотрудников.

Дело в том, что чаще всего специалистам, выполняющим разные обязанности нужна разная функциональность. Для одних сотрудников будут нужны базовые тарифы, для других — расширенные. Критерием выбора должна быть минимально необходимая функциональность, соответствующая задачам.

Прелесть SaaS-решений ещё и в возможности комбинировать планы подписки. Это означает, что можно использовать в одной организации не только более и менее функциональные тарифы, но и распределять расходы между годовыми и помесячными предложениями.

Сначала приобретайте подписку на короткий срок

Оптимальным вариантом «стартовой» покупки будет подписка на месяц или квартал. Да, облачные провайдеры дают скидку при подписке сроком на год, и она будет выгоднее. Но, с учетом цикла принятия решения, который описан выше, такая покупка будет неоправданной. В силу всё той же неопределённости с необходимой функциональностью. Краткосрочная подписка даёт возможность быстро исправить неправильный выбор.

Держите копию данных в другом облаке или в собственном хранилище

Данные, которые накапливаются в любом облачном сервисе, нужно обязательно резервировать. Облачный провайдер предоставляет в рамках подписки программное обеспечение, но данные остаются зоной ответственности компании-заказчика.

Чтобы облегчить себе жизнь можно купить специализированное BaaS-решение у того же провайдера. Делать это нужно уже в момент использования пробной версии, потому что многие компании потом сразу переходят с тестовой среды на платное решение.

В качестве места хранения можно использовать как мощности SaaS-провайдера, услугами которого вы пользуетесь, так и облачное хранилище другого поставщика (это даже предпочтительнее). Стоит только обратить внимание на то, что лучше выбирать сервис резервного копирования, который позволяет восстановить данные, как все полностью, так и частично — на уровне одного сообщения или файла. Эта функция бывает очень полезна, потому что в SaaS-решениях обычно удалённая информация хранится в «корзине» не более 30 дней.

Несомненно, для резервирования можно использовать и собственные ресурсы: серверы или системы хранения данных и лицензии на программное обеспечение.

Автор: Тимур Бадретдинов, руководитель направления инфраструктурных решений компании Syssoft
Источник: Tproger

iTrend: освоить маркировку интернет-рекламы можно только на собственном опыте

25 марта 2024

В феврале 2024 года в Москве прошла Конференция «Digital-коммуникации России». Организатор мероприятия – Ассоциация директоров по коммуникациям и корпоративным медиа России (АКМР). Эксперты конференции обсудили острые вопросы рынка digital, в том числе маркировку интернет-рекламы. Об опыте коммуникационного агентства в рамках перехода на работу по новым правилам рассказала Екатерина Саранцева, директор по развитию iTrend.

 

Медиалогия: iTrend – в ТОП-4 коммуникационных агентств по медиаиндексу за январь 2024 года

20 марта 2024

Коммуникационное агентство iTrend вошло в пятерку агентств, получивших наиболее высокий медиаиндекс по данным рейтинга «Медиалогии» за январь 2024 года. Компания заняла четвёртую строчку ранкинга, набрав 433,2 пункта МИ. Медиаактивность участников рынка оценивалась на основе анализа базы российских СМИ, включающей в себя более 88 тыс. источников — ТВ, радио, газеты, журналы, информационные агентства и Интернет-СМИ.

 

iTrend: интерес деловых СМИ к ИТ вырос в 6 раз за последние пять лет

20 марта 2024

Эксперты коммуникационного агентства iTrend провели исследование, в рамках которого проанализировали, как менялся медиаландшафт в ИТ-индустрии в последние пять лет. В компании сравнили количество упоминаний крупнейших российских разработчиков и системных интеграторов в деловых СМИ и пришли к выводу, что об ИТ-компаниях стали писать в 6 раз чаще.

 

Как строить личный бренд в 2024 году? Запись вебинара iTrend и РБК Компании

12 марта 2024

27 февраля 2024 года коммуникационное агентство iTrend и сервис РБК Компании провели вебинар «Новая искренность 2.0. Почему личный бренд — это тренд 2024?».

 

Проект «Облакотеки» и iTrend номинирован на премию «ЦОДы.РФ» в номинации «Креатив года»

12 марта 2024

Telegram-канал КучевыеАйТи, проект разработчика облачных сервисов «Облакотека» и коммуникационного агентства iTrend, номинирован на национальную премию «ЦОДы.РФ».

 
Все новости iTrend