Дорогая бумага и экономный ЭДО

Необходимость перехода с бумажных документов на электронные в нашей отрасли обсуждается уже не первый год. Бумага – это слишком дорого и слишком долго, что особенно ощущается в грузоперевозках. Например, мы задумались о переходе на электронный документооборот еще в 2012 году. В тот период у нас было порядка двух тысяч платежей в день, а это две тысячи комплектов закрывающих документов – их нужно было успевать оформлять, распечатывать, подписывать, отправлять по почте или курьером, хранить. Все это требовало серьезных трудозатрат и финансовых расходов.

В нашей компании в 2012-2013 годах документооборотом занимались больше десяти сотрудников, и они все равно не успевали. Задержки при оформлении документов иногда достигали нескольких месяцев. Проанализировав ситуацию, мы одними из первых решили уходить от использования бумаги. Уже в 2013-2014 годах мы разработали и внедрили собственный инструмент «АТИ-Доки». Это позволило нам перевести на электронный документооборот свою бухгалтерию и предоставить новую услугу клиентам как сервис. В итоге мы получили колоссальную экономию – после внедрения оформлением всех документов в компании стал заниматься один сотрудник (вместо 10), а все закрывающие документы – отправлять в течение недели.

Кроме того, что мы решили свои оперативные задачи, электронный документооборот стал для нас частью долгосрочной стратегии, ведь мы сделали ставку на автоматизацию всех процессов, связанных с логистикой.

Фальстарт нового сервиса

Казалось бы, выгоды от ЭДО очевидны, а значит, бумажный документооборот давно должен был уйти в прошлое. Однако повсеместного перехода, которого мы ждали еще в начале прошлого десятилетия, не произошло до сих пор. Причины для этого есть. Во-первых, это общий консерватизм, который мешает внедрению в жизнь любых информационных технологий. Новую систему нужно изучить, внедрить, параллельно изменить бизнес-процессы в своей компании. К слову, и мы столкнулись с сопротивлением собственной бухгалтерии.

Во-вторых, есть объективные организационные и технические сложности. Например, в большинстве случаев для использования ЭДО нужно получить сертификат электронной подписи: для этого необходимо собрать немало документов, сходить в удостоверяющий центр, оплатить услугу – это дает возможность подписывать электронные документы только в течение года, а через год – все по-новому. Кроме того, необходимо приобрести и настроить необходимое для работы электронной подписи программное обеспечение.

И третья проблема, которая в нашей сфере еще не до конца решена, — это нормативное регулирование. До сих пор не существует утвержденного порядка документооборота, связанного с электронной транспортной накладной (ЭТН) и электронным путевым листом – соответствующий эксперимент Минтранса только в этом году запущен в нескольких регионах и должен завершиться в октябре.

Между тем, отсутствие этих документов делает невозможным полный переход на электронный документооборот. Для компаний крайне неудобно, когда параллельно ведется электронный и бумажный документооборот. Например, возникают трудности, когда один и тот же документ существует в двух версиях – бумажной и электронной. Зачастую непросто даже понять, какой из этих документов является оригиналом, а какой – дубликатом. Так что переход на ЭДО должен быть полным. И как только компании получат возможность избавиться от бумажного документооборота полностью, будет гораздо проще преодолеть и остальные сложности.

Мы выбрали стратегию постепенного перехода на ЭДО при работе с нашими клиентами: сохранили для них возможность бумажного документооборота «по старинке». Но сделали такое оформление платным, поначалу – 100 рублей за пакет документов, потом чуть дороже. Это было логично и с той точки зрения, что оформление бумаг связано с нашими расходами – таким образом клиенты возмещали нам затраты. Но главное, у компаний появился дополнительный стимул для перехода на более современный и удобный сервис. И довольно быстро практически все наши клиенты перешли на электронный документооборот с нами как с контрагентами. Но не между собой, увы.

Вирус как стимул

На мой взгляд, пандемия коронавируса дала серьезный стимул для развития электронного документооборота во всей отрасли. Развитие тех же электронных транспортных накладных в нынешних условиях должно пойти гораздо быстрее, поскольку появился новый аргумент – безопасность, ведь оформление и передача бумаг так или иначе связаны с физическими контактами.

Наконец, прошедшие месяцы самоизоляции в целом вынужденно повысили компьютерную грамотность и доверие к электронным средствам общения и электронным документам. Соответственно, теперь преодолевать сопротивление консервативно настроенных сотрудников будет значительно проще.

Мы считаем сложившуюся ситуацию благоприятной для дальнейшего развития электронного документооборота. Наша компания, в частности, делает следующий шаг – в данный момент мы регистрируемся как оператор ЭДО. Конкуренция на этом рынке уже довольно велика, таких операторов – уже несколько десятков, в том числе есть и серьезные лидеры рынка. Однако конкурировать с ними мы в целом не собираемся. Мы планируем занять собственную нишу и предложить клиентам нашей Биржи удобный сервис, глубоко интегрированный с нашей системой и решениями, максимально учитывающий специфику автомобильных грузоперевозок.

 

Александр Вильде. Источник: VC.ru