На днях президент Путин подписал закон, закрепляющий возможность ведения кадрового делопроизводства в электронном виде без дублирования на бумаге. Перевод трудовых отношений в онлайн – логичное продолжение тренда на автоматизацию. Люди постепенно привыкают к тому, что бумажные документы – это анахронизм. Они получают электронные чеки с покупок, записываются к врачу без талонов, а любые госуслуги могут оформить через мобильное приложение.

Тотальной цифровизации во многом поспособствовала пандемия. Она сняла ряд барьеров, прежде всего технологических. Все силы государства и бизнеса были брошены на то, чтобы сделать как можно больше процессов и услуг доступными даже в условиях локдауна. В результате технологии и сервисы, проекты которых до коронакризиса годами томились в бюрократической машине или еще даже не рассматривались, были разработаны и введены в эксплуатацию за считанные недели. Цифровая трансформация, что должна была занять минимум 5–8 лет, завершилась за полтора года.

Одновременно уменьшился психологический дискомфорт, который у многих людей вызывало столкновение с технологическими новинками. Из-за пандемии им пришлось ежедневно пользоваться бесконтактными средствами оплаты, общаться с коллегами и друзьями в Zoom, оформлять документы онлайн. Постепенно они привыкли к тому, что теперь поменять паспорт, получить справку о доходах или оформить пособие по безработице можно не выходя из дома. Удобство цифровых решений вытеснило страх перед ними.

При чем тут КЭДО

Из-за пандемии многих работников перевели на удаленку. Но необходимость приезжать в офис, чтобы подписать, например, заявление на отпуск, сохранялась. Альтернативой служила отправка курьером. Это дополнительно нагружало не только самих сотрудников, но и HR-службы. К тому же люди, уже привыкшие оперативно решать все вопросы онлайн, не понимали, почему им приходится работать с бумагой.

Но просто так перейти на электронное делопроизводство компании не могли. Действующее законодательство, как часто бывает, не поспевало за жизнью. Не было легальных оснований для оцифровки большинства документов, связанных с приемом на работу и увольнением, материальной ответственностью и дисциплинарными взысканиями.

Поэтому для начала был принят закон 407-ФЗ, разрешающий вести полностью электронный документооборот с удаленными сотрудниками. А на днях вступил в силу новый закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Он разрешил компаниям перевести в электронный формат основные кадровые документы, за исключением актов о несчастных случаях на производстве, инструктажа по охране труда и приказов об увольнении.

Теперь сотрудники могут подписывать кадровые документы или подавать заявления в несколько кликов непосредственно на государственном портале «Работа в России» или через собственную информационную систему работодателя.

Что это значит для пользователей

Во-первых, им больше не придется ездить в офис для подписания бумаг. Исключение – процесс приема на работу или увольнения сотрудника. Впрочем, и тут есть нюанс: 407-ФЗ предусмотрено, что с удаленными работниками можно подписывать все документы онлайн. В том числе приказ на увольнение и инструктаж.

Во-вторых, ускорится процесс оформления документов. Так, заявление, уведомление или сообщение, поданное через сервис КЭДО (кадровый электронный документооборот), считается принятым работодателем на следующий рабочий день. Ответить на него компания должна в сроки, оговоренные в законодательстве: например, при запросе документов – в течение трех дней. Наконец, теперь можно быстрее получать государственные, муниципальные, финансовые и другие услуги, где требуется предоставление данных от работодателя – любую информацию можно будет оперативно запросить через информационную систему.

При этом о переходе на электронный кадровый документооборот работодатель обязан уведомить своих сотрудников, а они вправе отказаться. Для этого достаточно не подписывать письменное согласие на работу в КЭДО.

Что это значит для общества

Кадровый документооборот – это один из бизнес-процессов, оцифровкой которого сейчас занимаются компании. Цифра позволяет снять с сотрудников нерентабельные задачи и направить их ресурсы на решение профильных и творческих вопросов. Это, в свою очередь, приводит к росту производительности труда на уровне как отдельной компании, так и целой индустрии и влияет на параметры развития экономики. Отличный пример тому – цифровизация банков, позволившая полностью изменить подход к потреблению финансовых услуг населением.

Конечно, у тотальной автоматизации есть и обратная сторона. Например, усугубляется проблема цифрового неравенства: уже сейчас человек должен иметь доступ к интернету, чтобы оформить документы, получить госуслуги и даже приобрести товары. Всего через несколько лет жизнь каждого из нас, вероятно, будет определяться набором цифровых инструментов, которые мы используем. И все же цифровизация – это необратимый процесс изменений, который уже делает окружающий нас мир удобнее, доступнее и быстрее.

Автор: Дмитрий Махлин, директор по развитию платформы HRlink
Источник: Профиль