Каждый месяц мы проводим мероприятие и, как правило, не одно. У нас в агентстве разработаны специальные инструменты подготовки мероприятий самого разного формата - от небольших мастер-классов до крупных конференций. Инструменты, которые помогают ничего не забыть и все сделать вовремя. Сегодня мы решили поделиться с вами очень полезной вещью – это check list, который должен лежать на столе или висеть перед глазами каждого маркетолога, который готовит деловое событие с выступлениями - встречу, мастер-класс, пресс-конференцию, семинар, деловой форум или конференцию.

Итак, что нужно взять с собой? Проставьте галочку напротив каждого пункта, проверьте, что вы ничего не забыли, и все будет хорошо :)

1. Списки зарегистрировавшихся
2. Распечатанные материалы для участников (личные профайлы спикеров, пресс-релиз, список выступающих, программа, etc)
3. Бейджи для участников (с напечатанными именами и запас пустых)
4. Бейджи для всех организаторов и для выступающих спикеров! (это очень часто забывают сделать)
5. Промо-материалы и сувенирка (ручки, карандаши, блокноты, корпоративные журналы, буклеты, etc)
6. Визитки для спикеров от компании
7. Презентация спикера от компании
8. Презентации остальных спикеров
9. Usb-флэшка
10. Наличные деньги
11. Ноутбук для показа презентаций, переходник к проектору – особенно если это Mac!
12. Ваза для сбора визиток
13. Призы для розыгрышей по визиткам
14. Фотоаппарат, штатив для съемки видео
15. Ручка, двусторонний скотч, обычный прозрачный скотч, ножницы, моток веревки, степлер с запасными скрепками
16. Мобильные телефоны представителей площадки, где проводится мероприятие
17. Контакт технического гуру на площадке, который сможет помочь подключить технику
18. Зарядные устройства для вашего ноутбука и мобильного телефона
19. Хэштэг мероприятия, распечатанный на листах бумаги
20. Печать организации (при возможности ее иметь с собой можно существенно ускорить процесс обмена закрывающими документами с контрагентами, а также отметить гостям из другого города их командировочные удостоверения)

И несколько полезных советов напоследок:

• приезжайте на час раньше того времени, которое вы себе отвели на подготовку до начала мероприятия. Поверьте, вы найдете, на что его потратить :)
• отметьте в списке необходимых для мероприятия вещей ответственных – напишите их имена в каждом пункте, разошлите накануне всем организаторам и получите от них подтверждение
• проверьте заранее (накануне) совместимость и работоспособность всей техники, иначе перед началом мероприятия будете сильно нервничать, когда что-то пойдет не так
• дарите участникам мероприятия призы – за лучший вопрос, за самый интересный комментарий, за заполненные анкеты или оставленные визитки, люди это любят. У вас нет своих призов? Ничего страшного, призы могут предоставить партнеры мероприятия – это могут быть деловые книги, мотивирующие плакаты, билеты на интересные конференции и лекции, сертификат на ужин в хорошем ресторане...
• повесьте хэштэг мероприятия на стены помещения, где оно будет происходить, это увеличит количество фотографий и постов в социальных сетях, которые вы сможете найти, и вообще это современно и мило :)